Implementare ERP – studiu de caz (I)

I. Implementare ERP – Prezentare generala

Scopul : Programele de tip ERP tind să fie implementate din ce în ce mai des de către firme în ţările în curs de dezvoltare. Ca şi în ţările puternic industrializate, avem de-a face cu o rată crescută de eşecuri în implementare, care conduce la semnificativă risipă de resurse umane şi financiare. Acest studiu caută să înţeleagă de ce implementarea unui program ERP eşuează.

Metodologie: Acest studiu trece dincolo de o simplă listă de factori care pot determina eşecul unei implementări şi în schimb foloseşte un model de tip  planificare/proiectare – decalaj faţă de realitate (“design – reality gap”). Acest model este folosit pentru a studia eşecul implementării unei soluţii ERP în cadrul unei companii manufacturiere dintr-o ţară în curs de dezvoltare (în acest caz, Iordania), analizând situaţia companiei atât înainte de implementare cât şi în timpul procesului prin interviuri, observaţii şi examinarea unor documente cheie pentru subiectul abordat.

Constatări: Cercetarea a relevat decalaje măsurabile între teorie, cerinţe, pe de-o parte, şi realitatea existentă în cadrul companiei/organizaţiei clientului. Existenţa acestui decalaj – şi eşecul eliminării lui în timpul procesului de implementare stau la baza eşuării acestui proiect.

Implicaţiile cercetării şi limitele ei: Cercetarea arată relevanţa şi aplicabilitatea modelului de tip  planificare/proiectare – decalaj faţă de realitate (“design – reality gap”) în înţelegerea eşecurilor implementărilor ERP. Cercetări viitoare pot fi realizate utilizând acest model inclusiv penmtru cercetarea unor implementări de succes.

Implicaţii practice: Acest studiu pune în lumină o serie de bune practici în implementarea unui ERP, legat de identificarea riscurilor cât şi de atenuarea lor, bazate pe modelul de tip  “planificare/proiectare – decalaj faţă de realitate”. Oferă exemple de acţiuni atât generice cât şi specifice. Dar deasemnea semnalează şi limitările existente în unele ţări în curs de dezvoltare, care pot constrânge utilizarea efectivă a unei soluţii ERP.

Astfel,studiul se bazează pe definirea unui sistem de tip ERP ca fiind “un program care integrează toate funcţiile importante din cadrul organizaţii, cum ar fi producţia, distribuţia, vânzările, operaţiunile financiare şi resursele umane. Un singur program care de obicei înlocuieşte diverse programe anterioare care funcţionau separat”. Intenţia este ca un sistem ERP integrat să creeze un spaţiu unic care să ofere în timp real accesul la toate datele semnificative ale companiei care să fie introduse o singură dată în sistem.

Platformele ERP ar trebui să aducă îmbunătăţiri substanţiale în funcţionarea unei companii, faţă de utilizarea sistemelor de informaţii folosite separat. prin urmare, există rapoarte care indică beneficii certe, precum reducerea costurilor, îmbunătăţirea productivităţii, îmbunătăţirea deciziilor luate la nivel managerial şi facilitarea unor procese de modificare structurale la nivelul companiei.

Cu toate acestea, există deasemenea rapoarte frecvente referitoare la eşuarea unor proiecte de implementare a unor soluţii ERP, fiind identificate diverse motive:

– “multe sisteme ERP se confruntă cu rezistenţă din partea angajaţilor şi în cele din urmă implementarea eşuează”

– “între 50 şi 75% dintre companiile americane s-au confruntat cu eşecuri în diferite proporţii…O cercetare recentă a relevat faptul că 65% dintre directorii executivi cred că implementarea unui ERP creează o şansă cel puţin moderată de a produce efecte negative în funcţionarea companiei”

– “trei sferturi dintre proiectele de implementare a unui ERP sunt considerate eşecuri şi multe dintre ele se termină catastrofal “

– “rata totală de eşec pentru proiectele de implementare a unei soluţii ERP sunt de peste 50% “

– “70% din implementările unui program ERP eşuează în a livra beneficiile anticipate”

Acestea sunt rapoarte extrase din ţările cele mai industrializate. Referitor la ţările în curs de dezvoltare, estimările sunt că vânzările realizate către companiile provenite de acolo reprezintă 10%-15% din volumul total de vânzări de soluţii ERP. Cu toate acestea, aceste ţări par să devină ţinta a tot mai multe companii care implementează soluţii ERP. Totuşi, în acelaşi timp, încep să parvină tot mai multe rapoarte referitoare la proiecte de implementare eşuate care sugerează că aceste ţări se confruntă cu dificultăţi specifice, care se adaugă dificultăţilor să spunem de ordin general, identificate în ţările dezvoltate.

Bazându-se pe cele expuse anterior – creşterea investiţiilor şi a potenţialului sistemelor ERP în ţările în curs de dezvoltare, combinat cu rate ridicate ale eşecului implementărilor şi o relativă lipsă a literaturii de specialitate pe acest subiect, în aceste ţări, acest studiu caută să definească un cadru general pentru a răspunde la întrebarea: care sunt factorii care ar putea conduce proiectul implementării unui ERP, într-o ţară în curs de dezvoltare, la eşec.

Urmând linii creionate mai sus referitoare la abordarea teoretică a acestui studiu şi a modelelor conceptuale utilizate, acesta va prezenta un studiu de caz al unei implementări ERP eşuate, într-o ţară în curs de dezvoltare. Acest eşec este apoi analizat folosind un nou cadru conceptual, examinând factorii de risc atât înainte cât şi după implementare. Pe baza acestui model, pot fi făcute o serie de recomandări pentru ieşirea din impas sau pentru evitarea acestuia în viitor, utilizându-l ca pe un instrument de analiză, deşi, chiar şi aşa, anumite constrângeri existente în anumite ţări în curs de dezvoltare pot fi determinante.

În partea de final a studiului putem găsi concluziile despre valoarea studiului cât şi despre implicaţiile practice şi teoretice ale acestui nou model.

II. Cadrul de cercetare, focus şi metode

Această cercetare prezintă un studiu de caz realizat pe un proiect de implementare al unui program ERP în Iordania, ca o ţară repezentativa pentru grupul ţărilor în curs de dezvoltare: ca majoritatea lor, a devenit o ţară interesantă pentru dezvoltatorii de soluţii ERP în ceeea ce priveşte dezvoltarea pe noi pieţe şi realizarea de noi implementări. În acelaşi timp, proiectele de implementare se confruntă cu probleme şi, în multe cazuri,  pot fi clasificate ca fiind eşecuri.

Prin urmare, această cercetare se concentrează pe două întrebări esenţiale:

a. În funcţie de ce factori putem clasifica un proiect de implementare ERP ca fiind un succes sau un eşec?

b. Cum putem înţelege de ce acel proiect de implementare ERP a condus la un anumit rezultat?

a. Referitor la prima întrebare, referitor la clasificarea rezultatelor, o serie de studii timpurii despre ERP-uri nu ne furnizează o bază clară de evaluare a rezultatelor în funcţie de succesul implementării acestora. Pornind de la cele care totuşi ating subiectul, putem adapta rezultatele lui Kamhawi (2008) identificând trei abordări în clasificarea rezultatelor:

– livrarea în parametrii de timp şi cost a proiectului de implementare

– impactul avut în cadrul organizaţiei în termeni de angajaţi/timp/cost sau îmbunătăţirea calităţii deciziilor

– gradul de satisfacţie al utilizatorilor

Deşi unele studii combină primele două abordări, interesul nostru în a răspunde la prima întrebare se concentrează pe rezultat şi mai puţin pe procese. Vom încerca prin urmare să identificăm o cale de a combina ultimele două abordări.

Pentru aceasta, o variantă de lucru ar putea fi folosirea modelului propus de DeLone şi McLean’s (1992), succesul sistemelor informaţionale (S.I.). Cu toate că a fost pomenit într-o serie de studii pe acest subiect, acest model nu a fost aplicat sistematic. Cu toate acestea, nu numai că furnizează o cale de a combina două tipuri-cheie de evaluare a rezultatelor utilizate în studiile mai timpurii despre ERP-uri; furnizează o imagine comprehensivă a ceea ce înseamnă succesul sau eşecul unui proiect de implementare a unui program ERP, structurate astfel:

– CALITATEA SISTEMULUI – este legată de funcţiile şi caracteristicile dorite de la platforma ERP

– CALITATEA INFORMAŢIILOR – priveşte caracteristicile informaţiilor produse de sistem

– SATISFACŢIA UTILIZATORILOR – se referă la interacţiunea dintre informaţiile produse de sistem şi destinatarii lor.

– IMPACTUL INDIVIDUAL – în ce măsură informaţiile produse de sistem influenţează sau afectează deciziile de management

– IMPACTUL ORGANIZAŢIONAL – măsoară efectele produse asupra performanţelor organizaţiei de către informaţiile produse de sistem

Fig.01 modelul propus de DeLone şi McLean’s (1992)

Acest model poate să ne ofere răspunsul la prima întrebare, ajutându-ne să evaluăm şi să clasificăm implementările unor sisteme ERP ca fiind un eşec sau un succes. Dar de asmenea, suntem interesaţi să aflăm de ce şi cum se ajunge la  un anumit rezultat (în cazul studiat – clasificat ca un eşec). Pentru abordarea răspunsului la cea de-a doua întrebare, studiul face apel la două linii de gândire.

1. Prima linie de gândire: pentru a putea oferi un răspuns la a doua întrebare am făcut apel la surse din literatura axată pe succesul sau insuccesul S.I. Literatura de specialitate care tratează subiectul eşuării sistemelor de informaţii într-o organizaţie şi literatura specifică din ţările în curs de dezvoltare a fost de ajutor pentru consolidarea bazei teoretice a acestui studiu. Cu toate acestea au existat critici legate de faptul că acest tip de literatură oferă doar explicaţii rudimentare cu privire la cauzele eşecurilor înregistrate în domeniu şi a diferitelor contexte specifice în care se înregistrează aceste eşecuri ale implementărilor unor sisteme de informaţii.

Prin urmare literatura pe această temă a început să dezvolte mai multe idei contingente care caută să explice cauzele acestor eşecuri. Unul dintre termenii centrali ai acestor lucrări este noţiunea de “potrivire” sau “compatibilitate”(fit): ideea că succesul sau eşecul implementării unui sistem de informaţii în cadrup unei organizaţii depinde într-o oarecare măsură de potriviri sau de nepotriviri între sistem şi realitatea de funcţionare.

Interpretările acestei idei pot oferi o bază teoretică modelului utilizat în acest studiu. O direcţie de lucru deriva de la studiile lui Leavitt (1965) căută să înţeleagă potrivirea dintre diferiţi factori ai sistemelor de informaţii, cum ar fi între procese, oameni, structuri şi tehnologiile folosite.

O altă direcţie caută să înţeleagă în ce măsură sunt convergenţe (sau nu) în cadrul diferitelor grupuri din cadrul unei companii premisele şi aşteptările lor.

Acest studiu se concentrează pe potrivirea/compatibilitatea dintre proiectarea sistemul de informaţii şi cadrul organizaţional unde este introdus acesta (Markus & Robey 1983; Pliskin et al 1993). Aceşti doi autori au identificat cinci dimensiuni unde această noţiune de “potrivire” (fit) se poate aplica:

– competenţele utilizatorului

– structura organizaţională

– politicile organizaţionale

– cultura organizaţională 

– factori contextuali mai largi

Ideea lor poate fi înţeleasă prin noţiunea de “inscripţionare”: ideea că designer-ii sistemului modelează în interiorul unui sistem de informaţii o viziune extrasă din viziunea lor asupra lumii, dar poate poate rata cu totul realităţile organizaţiei unde trebuie implementat.

2. A doua linie de gândire pe care se bazează dezvoltarea modelului propus de studiu poate fi regăsit în literatura dedicată platformelor de tip ERP; în mod particular acea parte care vizează eşecul implementărilor în ţări în curs de dezvoltare. Unele dintre aceste contribuţii explică aceste eşecuri în termeni simpli, precum un set de factori precum: lipsa de competenţe şi de tehnologie, abstenta datelor de calitate, lipsa banilor, rezistenţa utilizatorilor sau diferenţe culturale. Intenţia acestui studiu este de a evita abordarea bazată pe o o simplă enumerare de factori datorită faptului că este evidentă nevoia unei abordări integrate care să distingă probleme diverse de implementare în contexte sau cadre diferite.

În acest context, o relevanţă sporită au avut studiile timpurii care au dublat ideea de “potrivire” (fit), deja prezenţa în literatura dedicată eşuării sistemelor de informaţii. În literatura dedicată ERP a fost urmată în general o “a treia cale” identificată de literatura dedicată eşuării sistemelor de informaţii; descrisă succint în termeni de “potrivire / compatibilitate”(fit) între sistemul ERP şi organizarea internă a clientului.

Discuţiile despre ţările în curs de dezvoltare par să utilizeze conceptul de “potrivire” în special în termeni culturali. Totuşi, alte studii extind această noţiune de compatibilitate între sistemul propus şi organizarea internă a clientului dincolo de cultură, incluzând compatibilitatea datelor, procese, interfaţă pentru utilizatori, compatibilitatea obiectivelor, tehnologia şi strategia.

Unind aceste două linii de gândire studiul a căutat să creeze un model pentru a înţelege faptul că succesul sau insuccesul unui proiect de implementare ERP este fundamental legat de potrivirea/compatibilitatea dintre proiectarea sistemului (system design) şi realităţile nemijlocite ale contextului organizaţional în care se încearcă implementarea lui. Baza acestui sistem teoretic propus este prin urmare, exprimat prin termeni simpli; “proiectare (design) – decalaj faţă de realitate (reality gap)”: gradul de potrivire/compatibilitate dintre, de de-o parte, cerinţele şi aşteptările incluse în configurarea noului sistem de informaţii, şi pe de cealaltă parte, de situaţia reală identificată “la firul ierbii” în organizaţia unde se doreşte realizarea implementării.

În lumina celor discutate anterior despre literatura timpurie care abordează eşecul sistemelor de informaţii şi literatura legată de implementarea ERP-urilor, acest studiu propune să demonstreze ideea că riscul eşecului implementarii unei soluţii ERP este proporţional cu distanţa care separă proiectarea sistemului de realităţile existente în organizatia-tinta la momentul implementării.

La fel, cu cât decalajul este mai mic, cu atât şansele unei implementări de succes sunt mai mari.

Pentru a crea un model sistematic a fost nevoia de a integra o serie de factori din literatură de specialitate anterioară. Aceasta va include nu doar bibliografia care tratează explicit termenul de potrivire/compatibilitate, pentru că studiul admite că factorii utilizaţi să explice succesul/insuccesul implementărilor ERP în ţările în curs de dezvoltare pot fi înţeleşi în această cheie. Lipsa competenţelor, lipsa datelor de calitate, împotrivirea angajaţilor/utilizatorilor şi aşa mai departe, pot reprezenta o lipsă de potrivire/compatibilitate între cerinţele implementării unui ERP şi ce poate oferi organizaţia clientului care doreşte implementarea.

Analiza literaturii de specialitate amintită anterior cât şi alte informaţii venite din rapoarte de cercetare pe acest subiect indică faptul că 7 factori (grupaţi sub acronimul ITPOSMO) sunt necesari şi suficienţi pentru a oferi o înţelegere practică a modelului “proiectare – decalaj faţă de realitate” (design—reality gaps)

  • I nformaţie
  • T ehnologie
  • P rocese
  • O biective şi valori
  • S taffing and skills (personal şi competenţe)
  • M anagement systems and structures (sistem de management şi structuri)
  • O ther resources (alte resurse – în special timp şi bani)

Corelând aceşti factori cu noţiunea de decalaj putem schiţa un model pentru a înţelege succesul/insuccesul implementării unui sistem de informaţii, inclusiv al unui sistem ERP:

III. Metodologie

Cerinţele metodologice ale studiului au fost duble. Pe de o parte, ca dovadă a a viabilităţii conceptului s-a utilizat o metodologie adecvată care să sugereze un cadru conceptual care urmează să fie testat în practică. Pe de altă parte, studiul a căutat în cadrul aceleiaşi metodologii să poată furniza date fiabile, de profunzime, suficiente pentru a surprinde toate elementele celor două linii de gândire examinate şi pentru a putea oferi un răspuns întrebărilor fundamentale la care studiul şi-a propus să răspundă.

            Având în vedere aceste cerinţe, studiul a selectat pentru abordare un singur studiu de caz. Acesta este văzut ca fiind relevant pentru munca de explorare care testează dezvoltarea unui cadru conceptual. Deasemnea este văzut că permiţând “cercetătorii să se apropie de un fenomen şi să-l investigheze în profunzime, să permită o descriere amănunţită şi să-i surprindă esenţa” ” (Cavaye 1996:236 şi Darke et al. 1998). Recunoscându-i-se valoarea de cercetare,abordările în profunzime bazate pe studiul unui singur studiu de caz au fost prin urmare ulterior folosite pentru a investiga implementările ERP şi rezultatele la care au condus acestea.

            Cazul ales pentru studiul implementării ERP este al unei firme manufacturiere de dimensiuni medii din Iordania (anonimizata în studiu sub denumirea de “Beta”). Colctarea primară de date a fost efectuată în 2006, la mai bine dedoi ani după implementarea unui sistem ERP, care în cele din urmă a durat 9 luni.

            Pentru validarea studiului de caz au fost utilizate două tipuri de triangulare a datelor.

a. Triangularea metodelor care combina analiza documentelor legate dee organizare, observaţii făcute stând alături de diferite persoane angajate în firmă şi o serie de interviuri semi-structurate.

            Partea structurată a interviurilor a fost proiectată în jurul a 3 componente majore: întrebări despre evaluarea rezultatelor prin prisma celor 6 elemente ale modelului DeLone & McLean, estimarea decalajului dintre “proiectare –  realitate” la momentul începerii implementării şi aceeaşi estimare la momentul acordării interviului. După care problemele ridicate au fost urmate de mai multe întrebări nestructurate, mergând în profunzimea problemelor semnalate, asigurându-se astfel o combinaţie de date atât calitative cât şi cantitative.

            În total, fiecare interviu a durat o oră şi jumătate şi nu au fost înregistrate deoarece acest lucru a fost văzut ca un factor care ar fi putut perturba deschiderea interlocutorilor în a se exprima liber. În schimb, au fost luate notiţe şi apoi interviurile au fost transcrise. Acolo unde au existat lacune sau ambiguităţi, acestea au fost clarificate prin contacte informale ulterioare sau prin email.

            Analiza documentelor a implicat accesul la broşurile şi documentele referitoare la design-ul sistemului, implementarea acestuia şi partea de management al proiectului şi au fost folosite pentru a furniza o privire de ansamblu asupra părţilor interesate şi asupra sistemului ERP implementat; deasemenea pentru verificarea unor informaţii specifice cum ar fi specificaţiile ERP-ului, structura organizaţională a companiei şi repartizarea responsabilităţilor.

Observaţiile au fost făcute asupra persoanelor din management responsabile de diferite sarcini legate de implementarea platformei ERP; pentru verificarea verificarea datelor referitoare la sistemul de module şi la modul în care sunt folosite ca parte a unui sistem ERP integrat, probleme legate de sistemul de date, procesele de fabricaţie, şi nivelul abilităţilor şi competenţelor utilizatorilor.

            Perioada de informare a implicat deasemenea şi conversaţii informale cu membrii staff-ului folosit , de exemplu, să coroboreze alte date despre satisfacţia utilizatorilor şi decalaje percepute între design şi realitate.

b. A doua formă de triangulare a fost a surselor, cu interviuri formale luate celor trei grupuri implicate: consultanţii externi ai firmei care realiza implementarea ERP, managerii companiei care erau asociaţi cu proiectul de implementare şi angajaţi ai companiei care foloseau sistemul ERP atât la nivel de manager cât şi la nivel de simplu utilizator.

In partea a doua a studiului vom vedea modul in care s-a realizat implementarea ERP cat si rezultatele la doi ani de la finalizare

Leave a Reply

GDPR

  • Acord de confidentialitate
  • Setari cookie

Acord de confidentialitate

Accesând acest website , vă exprimați acordul asupra politicii noastre de confidențialitate. Înainte de a accepta termenii , va rugăm sa consultați acestă pagină.   

Setari cookie

Accept cookie-uri