Ca sa alegem cea mai potrivita solutie ERP pentru compania noastra există câteva etape care trebuie îndeplinite pentru o selectare judicioasă a celui mai potrivit sistem ERP, în vederea unei implementări de succes:
5. Workshop – prima vizionare live a solutiei ERP
După conversaţia preliminară şi pregătirea datelor, stabilirea obiectivelor şi a viziunii de ansamblu asupra proiectului, dezvoltatorul sistemului ERP pregăteşte un workshop în care prezintă solutiile şi procesele individualizate pentru compania Dvs. Acest workshop are menirea de a vă oferi o impresie generală despre cum funcţionează solutia propusă, dacă dezvoltatorul a înţeles corect cum funcţionează compania Dvs. şi cum va contribui solutia ERP propusă
va contribui la dezvoltarea în viitor a companiei.
Deasemenea, interesaţi-vă despre oamenii pe care dezvoltatorul programului ERP îi alocă pentru implementarea proiectului, care sunt etapele implementării proiectului şi cum se vor desfăşura acestea şi cum este organizat segmentul de “support”. Angajaţi de la toate departamentele majore ar trebui să participe la acest workshop.
După ce participaţi la workshop-urile organizate de dezvoltatorii de pe listă scurtă faceţi o nouă evaluare a dezvoltatorilor luând în considerare criteriile enumerate în etapa 2. Câteva puncte-cheie referitoare la organizarea unui workshop sunt:
- Alcătuiţi o listă a participanţilor şi invitaţi oamenii-cheie din cadrul companiei. Toţi reprezentanţii departamentelor cheie din cadrul companiei trebuie să participe.
- Organizează şi prioritizeaza lista solicitărilor. Este extrem de important să te asiguri că aşteptările pe care le aveţi şi scopul proiectului sunt foarte clar definite şi că lista solicitărilor este clar prioritizata astfel
încât dezvoltatorul să poate înţelege clar care sunt aspectele cele mai importante ale deciziei Dvs. - Documente necesare:
- materialele folosite în mod curent (puteţi include şi B.O.M - Bill of Materials sau lista materialelor care utilizate pentru realizarea unui produs)
- clienţi
- furnizori
- comenzi de vânzare
- comenzi în lucru
- facturi
- rapoarte relevante
- orice alt document pe care îl consideraţi relevant- Pregătiţi o scurtă prezentare a companiei. Această prezentare ar trebui să furnizeze o privire de ansamblu coerentă cu informaţii concentrate despre compania Dvs.
- Planificaţi un tur al companiei. Dezvoltatorul solutiei ERP cu siguranţă va dori să vadă la lucru compania Dvs. Asiguraţi-vă că nu planificaţi această vizită în timpul unei pauze a celor mai importante activităţi din companie
- Dacă lucraţi cu un sistem ERP vechi asiguraţi-vă că îl puteţi accesa în timpul workshop-ului, astfel încât dezvoltatorul să poată vedea procesele existente în cadrul companiei.
- Asiguraţi-vă că dezvoltatorul programului ERP semnează un contract de confidenţialitate referitor la informaţiile prezentate.
Iată câteva sfaturi pentru a fi siguri că utilizăm la maximum potenţialul demo-urilor şi a workshop-urilor:
- Nu programaţi exagerat de multe vizionări. Dacă echipa care se ocupă de proiect invită mai mult de 5-6 companii pentru un demo, este mai degrabă un indiciu că nu are o idee exactă depre ce vrea de la noul program ERP.
Nu ar fi o idee rea să revadă cerintelele şi priorităţile pentru a fi sigură că că ştie exact de doreşte şi ce vrea să obţină de la noua solutie ERP.
- Anticipează informaţiile folositoare atunci când programezi un demo prin telefon. Rezervă-ţi suficient timp pentru această conversaţie şi pentru a răspunde la întrebările dezvoltatorului despre afacerea ta. Beneficiul
va fi acela că răspunsurile tale vor oferi suficiente indicii despre ceea ce îţi doreşti să obţii investind într-un (nou) sistem ERP iar dezvoltatorul va putea să îşi concentreze prezentarea pe cele mai relevante caracte-
ristici şi funcţionalităţi.
- Nu te teme să spui tot ce ai de spus şi pui întrebări.
Cele mai eficiente sesiuni demo sunt cele interactive, Asigură-te că ai pus toate întrebările legate de chestiunile pe care doreşti ca dezvoltatorul să le aprofundeze şi nu te teme să redirecţionezi discuţia atunci când
sunt abordate subiecte lipsite de interes.
- Fii pregătit să vezi şi alte abordări ale unor procese existente în compania ta. Schimbarea poate fi dificilă şi uneori chiar intimidantă dar dacă cercetezi piaţa pentru implementarea unui (nou) program ERP înseamnă că
schimbarea este exact ceea ce cauţi. Cei mai buni implementatori de solutii ERP te vor ajuta să identifici oportunităţi semnificative în noi tipuri de workflow-uri, funcţionalităţi şi tehnici de abordare ale managementului
resurselor.
6. Propuneri şi referinţe pentru solutia ERP
Acum intră în scenă ultimul factor de comparaţie: cât costă diferitele variante de programe ERP? Întrebările despre diferite funcţionalităţi, adăpări şi personalizări ale solutiei ERP fiind puse în cadrul sesiunii demo, dezvoltatorul ar trebui să poată să vă ofere o ofertă detaliată, care să ţină cont de ele. Nu te lăsa orbit de un preţ de achiziţie foarte scăzut şi nu te bloca atunci când costurile investiţiei iniţiale pare prea ridicat.
Ceea ce contează sunt costurile operaţionale pe termen lung. Aşadar, este important să privim costurile de licenţiere şi implementare ca fiind asociate cu schimbarea survenită în cadrul proceselor de management.
Ideal ar fi că programul ERP să se dezvolte în timp odată cu compania, aceasta însemnând că, de-a lungul anilor, sistemul ERP să se adapteze la schimbările survenite în procesele din interiorul companiei.
O recomandare: atunci când luăm în considerare costurile pentru personalizarea solutiei ERP, este important să privim prin prisma unei potenţiale scăderi a productivităţii, dacă respectiva adaptare nu va fi făcută.
Înainte de a lua o decizie, încercaţi să obţineţi câteva opinii nepărtinitoare. Orice dezvoltator al unei platforme ERP ar trebui să vă poată furniza numele câtorva clienţi unde acest tip de solutie ERP a fost deja implementată şi este funcţională şi de la care să vă puteţi informa despre procesul de implementare şi nivelul de satisfactieal acestuia în raport cu furnizorul solutiei ERP.
În final, numai calitatea propriu-zisă a softului ERP nu poate garanta, singură, o implementare de succes, calitatea serviciilor oferite de dezvoltator reprezintă deasemenea un aspect critic pentru finalizarea cu succes a proiectului.
7. Decizia. Ce solutie ERP vom alege?
Pregătirile temeinice pentru alegerea unui furnizor de solutii ERP, trebuie să şi arate roadele în această ultimă etapă, luarea deciziei – cu cât mai metodice au fost aceste pregătiri cu atât ofertele dezvoltatorilor trebuie să fie
să fie mai transparente şi mai detaliate iar riscul unei decizii proaste mai scăzut.
Dar ce ar trebui să facem atunci când nu suntem încă hotărâţi 100% ori dacă doi furnizori acoperă aceeaşi gamă de produse şi servicii la preţuri similare sau comparabile? Bazat pe statistici, ştiţi ce va înclina probabil balanţa?
Factorul uman. Mai exact, sentimentul dominant va fi: în echipa cărui dezvoltator am mai multă încredere să încredinţez modelarea proceselor de business din compania pe care o reprezint? Echipa cărui dezvoltator mă va ajuta să optimizez
procesele derulate de companie şi să anticipez schimbările şi provocările care vor apărea în viitor?
Este încă o cale lungă până când solutia ERP va începe să funcţioneze. Implementarea unu program ERP va reprezenta o provocare majoră pentru întreaga companie. Pentru că este mai mult decât un simplu proces tehnic; este nevoie de implicarea şi angajamentul tuturor angajaţilor cooptaţi în echipa care se ocupă de implementarea proiectului cât şi a echipei de management.
De aceea credem că este important că partenerul ales pentru realizarea implementării să utilizeze metodele cele mai bune şi verificate pentru a vă permite să atingeţi obiectivele proiectului în conformitate cu resursele umane disponibile, în timpul propus şi respectând limita bugetului alocat.
În felul acesta, personalizările şi adaptările dezvoltate pentru activitatea companiei Dvs. trebuie luate în considerare; părţile bune cât şi slăbiciunile, analizate, segmentele eficiente trebuie păstrate şi potenţialul de optimizare crescut.
O recomandare: Este foarte important ca managementul companiei să exprime un angajament ferm şi neechivoc pentru susţinerea proiectului de implementare a unui (nou) tip de solutie ERP. Când conducerea companiei comunică clar şi răspicat importanţa strategică a implementării, poziţia project manager-ului şi a echipei care se ocupă de aceasta va fi întărită putând depăşi în viitor fazele dificile şi/sau critice ale proiectului.
Concluzia: te poţi întreba de ce ar trebui să depui atât efort şi să investeşti atâta energie în acest proces de selecţie. Este foarte simplu: o pregătire temeinică îţi garantează o decizie corectă şi are un impact imediat la nivelul acceptării de către angajaţi, optimizării proceselor, reducerii costurilor şi a creşterii transparenţei. Doar alegând sistemul ERP corect, acesta va contribui la succesul pe termen lung al companiei Dvs.