Ca sa alegem cel mai potrivit program ERP pentru compania noastra există câteva etape care trebuie îndeplinite pentru o selectare judicioasă a celui mai potrivit sistem ERP, în vederea unei implementări de succes:
1. Demararea proiectului pentru implementarea unui (nou) program ERP
Odată ce aţi stabilit necesitatea implementării unui (nou) program ERP şi există aprobarea şi susţinerea managementului, puteţi începe compilarea celor mai importante etape din implementarea proiectului: bugetul disponibil, cronologia etapelor principale de implementare şi discutarea detaliată a cerinţelor la care soluţia ERP pe care o veţi alege trebuie să răspundă.
Un aspect important în toată această ecuaţie este calculul judicios al calendarului de implementare unde este absolut necesar să vă rezervaţi un buffer destinat posibilelor situaţii neprevăzute. Deasemenea să vă alocaţi suficient timp pentru analiza şi stabilirea obiectivelor precum şi pentru analiza metodică a furnizorilor şi a soluţiilor propuse de aceştia. Din păcate, adesea managerii subestimează timpul de selectare şi implementare a unui ERP, o estimare realistă pentru implementarea unui program ERP, în funcţie de mărimea companiei fiind undeva între 6 şi 12 luni, ajungând şi la 18 luni pentru companiile mari.
2. Definirea cerinţelor noului program ERP
Definirea cerinţelor porneşte cu analiza situaţiei prezente şi stabilirea ţelurilor propuse – nu numai în termeni IT (infrastructură, securitate, mobilitate etc) ci mai ales în ceea ce priveşte procesele de business şi de conectare a lor. Implementarea unui sistem ERP nu este doar un proiect IT ci va atinge toate aspectele de funcţionare ale companiei.
Pentru acest motiv evident, aveţi nevoie de o colaborare şi o sincronizare eficienţa cu toate departamentele din cadrul companiei, precum şi cu echipa de management pentru stabilirea precisă a nevoilor companiei şi a cerinţelor pe care platforma ERP să le îndeplinească în cadrul RFP (Request for Proposal – întrebările despre specificaţii şi funcţionalităţile pe care soluţia trebuie să le îndeplinească trebuie să fie extrem de detaliate şi clare iar răspunsurile trebuie să vă ofere o imagine clară şi temeinică despre modul în care furnizorul oferă soluţia – vom reveni cu un alt articol la subiectul RFP – Request for Proposal): cum funcţionează lucrurile în prezent? Ce lipseşte şi ce nu funcţionează? Cum ai vrea să funcţioneze în viitor? Identifică minusurile şi vulnerabilităţile existente la momentul actual, fă o listă a cerinţelor având tot timpul în minte întrebarea: ce vreau să realizez prin implementarea unei soluţii ERP? Nu uita: specificaţiile şi funcţionalităţile platformei ERP trebuie să coincidă cu strategiile companiei!
Apoi prioritizeaza şi cântăreşte atent cerinţele pe care le ai şi stabileşte criterii individuale de evaluare pentru furnizorii de soluţii ERP cu care vrei să colaborezi. De exemplu, cât de importani sunt factori precum flexibilitatea platformei, cât de mult merg în adâncimea problemelor şi cât de detaliate sunt soluţiile furnizate, scalabilitate, cât de uşor sunt de utilizat şi cât de intuitive sunt, utilizarea platformei în mediu cloud sau pe un server local, costuri de operare şi pentru trainingul angajaţilor, soluţie care poate fi accesată în browser sau necesită instalare – problemă cu impact direct asupra mobilităţii accesului in aplicaţie. Ai nevoie de funcţionalităţi specifice industriei în care activezi? Şi dacă da, care? Care sunt costurile pentru dezvoltări adiţionale de funcţionalităţi?
3. Cercetarea pieţei – cateva repere pentru selectarea dezvoltatorilor de sisteme ERP
Odată ce aţi stabilit care sunt cerinţele pe care noul sistem ERP trbuie să le îndeplinească şi care sunt cele mai importante caracteristici ale soluţiei dorite, urmează să aruncaţi o privire la lista cu furnizori de soluţii integrate ERP. Întrebarea care se ridică este: care furnizor are soluţia care se potriveşte cel mai bine cerinţelor Dvs? Cel mai probabil, cercetarea iniţială a produs o listă cu 7-10 dezvoltatori: următorul obiectiv este să selectaţi o listă scurtă cu maxim 2-3 dezvoltatori, pentru a vă întâlni personal cu aceştia. Câteva lucruri de care trebuie să ţineţi cont:
- Acoperă o soluţie ERP generală cerinţele tale sau ai nevoie de un program cu funcţii specifice pentru industria în care îţi desfăşori activitatea? – Anumite funcţii specifice sunt indispensabile companiilor care îşi desfăşoară activitatea în domeniul manufacturier. Dacă ar fi să dăm un exemplu, pentru constructorii de maşini un sistem ERP potrivit trebuie să conţină posibilitatea companiei de a lucra în condiţiile undei producţii descentralizate (farurile fabricate în Turcia, cutia de viteze în România, cip-urile în Taiwan etc.) şi de a coordona activitatea astfel încât lanţul de producţie să rămână funcţional în mod constant). De aceea dacă platformele ERP standard nu conţin facilităţi specifice domeniului în care ne desfăşurăm activitatea trebuie acordăm atenţie costurilor presupuse de dezvoltările adiţionale.
- Scalabilitate şi flexibilitate – în continuare gândeşte-te la strategia de dezvoltare a companiei, ce ar fi necesar în viitor odată cu dezvoltarea companiei, ce procese ar putea fi modificate sau detaliate. Din nou ajungem la un punct cheie pe care din păcate mulţi manageri îl trec cu vederea, sau îl plasează iun categoria “şi altele”: dezvoltările adiţionale de funcţionalităţi sau modificarea acestora. Verifică, pe lângă funcţiile standard pe care majoritatea sistemelor ERP relevante le includ, cât de uşor poate fi adaptată platforma la situaţii precum extinderea companiei sau modificarea proceselor de business sau a work-flow-ului.
- Uşurinţa utilizării, personalizare, intuitivitate – fiecare om din echipă are nevoie de acces la propriile date. Soluţia ERP pe care te gândeşti să o implementezi ar trebui să-ţi permită să setezi pentru fiecare utilizator un nivel de acces personalizat – utilizatorul să poată accesa doar informaţiile şi rapoartele relevante pentru el. O platformă ERP eficientă pune informaţiile potrivite la dispoziţia persoanelor potrivite la momentul potrivit, prin intermediul unei interfeţe intuitive şi prietenoase, ideal – la distanţă de un click.
- Investiţi într-un viitor durabil – Cum găsiţi un dezvoltator care să vă ajute să edificaţi un viitor durabil pentru compania Dvs? Găsiţi dezvoltatori cu viziune, care să vă ajute să înţelegeţi cele mai importante trend-uri din domeniul Dvs de activitate şi care să vă ajute în adaptarea şi implementarea lor efectivă. Interesaţi-vă care este viziunea lor despre platformele ERP şi adaptarea lor la domeniul de activitate în care activaţi fără să vă concentraţi exclusiv pe micile problemele curente sau pe termen scurt în defavoarea imaginii de ansamblu. Veţi fi surprins să constataţi că cei mai buni dezvoltatori sunt cu un pas înainte atunci când vorbim de tehnologii sau “unelte” precum Cloud ERP, mobile ERP, BI şi Business Process Management.
- Costuri de operare – multe companii mici şi mijlocii consideră costurile de achiziţie ale unui sistem ERP şi al infrastructurii aferente mai importante decât costurile de operare ceea ce este o dovadă de miopie economică pentru că costurile de operare pe durata de funcţionare a unui program ERP sunt mai ridicate pe termen lung. de aceea trebuie să examinaţi cu atenţie factori precum ar fi costurile implicate de training-ul angajaţilor, upgrade-urile la noile versiuni ale platformei ERP, cât şi – din nou trebuie punctat – costurile pentru dezvoltarea unor noi funcţionalităţi sauadaptarea lor ulterioară la alte tipuri de fluxuri de producţie. O recomandare: majoritatea softurilor ERP conţin cam aceleaşi funcţionalităţi cheie. Cu toate acestea, acordaţi atenţie detaliilor care pot fi relevante pentru activitatea companiei tale şi deasemenea verifică roadmap-ul diverselor soluţii ERP. Care este viziunea dezvoltatorului? Cum performeaza soluţia ERP atunci când este testată şi ce certificări deţine? Recomandările – în special din interiorul industriei în care activezi – pot fi de un real ajutor în procesul de pre-selectie al unui sistem ERP.
4. Vizionarea unui demo al solutiei ERP
În general debutând cu un telefon, prima întâlnire şi prima vizionare a unui demo al aplicaţiei ERP, reprezintă o şansă atât pentru dezvoltator cât şi pentru cumpărător, de a se cunoaşte mai bine şi de a arunca o primă privire asupra sistemului ERP. Dezvoltatorul ar trebui să se concentreze pe creionarea unei imagini de ansamblu al soluţiei ERP şi al funcţionalităţilor de care este aceasta capabilă, al uşurinţei cu care platforma poate fi utilizată precum şi pe modul în care programul ERP întruneşte cerinţele cumpărătorului.
Această etapă este una extrem de importantă, pentru că după vizionarea unui demo, majoritatea companiilor şi pot restrânge lista dezvoltatorilor la doar 2-3 companii cu care să decidă continuarea selecţiei pentru proiectul de implementare.
O recomandare: cu cât furnizaţi mai multe detalii cu atât dezvoltatorul, în cadrul prezentării demo-ului, se va putea concentra mai mult pe aspecte semnificative pentru compania ta şi pentru ca tu să poţi lua o decizie în cunoştinţă de cauză.
Vom continua prezentarea etapelor relevante pentru alegearea softului ERP potrivit companiei Dvs. in articolul urmator.