Implementarea unui software ERP integrat în companii mici și mijlocii este un subiect foarte actual, apetitul antreprenorilor fața de astfel de platforme fiind în creștere evidentă. Este o decizie care se ia pentru o perioada îndelungată ( exploatarea unui program ERP poate ajunge și depăși 10 ani ) și e firesc ca cei ce doresc un astfel de program să pună în balanță atât avantajele cât și costurile unei asemenea investiții.
Vom trece în revistă costurile implementării unui sistem ERP apoi vom încerca să tragem o concluzie.
Costurile de licențiere ale sistemului ERP
Deși există companii care oferă zero costuri de licențiere, urmând sa taxeze doar serviciile adiționale, majoritatea furnizorilor de sisteme integrate își vând produsele acoperite de licențe. Dezvoltarea unui astfel de soft este o muncă care presupune înaltă calificare, necesitând experiență, creativitate, viziune . Or, toate acestea implică costuri cu programatori , arhitecți de software și baze de date și persoane care fac toate aceste rotițe sa se învârtă ( Dev-ops ). Vorbim despre cea mai bine plătită ramură din industria IT, așadar costul de dezvoltare al unui sistem integrat este masiv, furnizorii urmând să și-l recupereze din contravaloarea licențelor vândute.
Politica de licențiere diferă de la furnizor la furnizor. Formulele de calcul pot fi sofisticate și depind în bună măsură de numărul de utilizatori, de modulele pe care le accesează compania sau fiecare dintre acești utilizatori. Mai intră în calcul și numărul de companii care pot fi gestionate de către softul care urmează a fi achiziționat.
Pentru firmele cu dezvoltare rapidă poate fi un element important alegerea unui soft care nu condiționează accesul în funcție de un număr fix de licențe . Q5 ERP este un astfel de sistem, oferind licențiere cu număr nelimitat de utilizatori.
Costurile de implementare propriu-zisă
Un soft ERP este o investiție importantă pentru orice companie iar costurile serviciilor de implementare pot depăși cu ușurință costurile de licențiere. Mai mult decât atât, calitatea implementării face diferența între un sistem ERP funcțional și un proiect eșuat. Aici intervine atât profesionalismul echipei de implementatori cât și metoda impusă de furnizorul de soft. Hai să vedem ce presupun aceste costuri :
Costuri de consultanță
Un sistem integrat acoperă toate fluxurile de lucru ale companiei unde este făcută implementarea ERP . În acest scop, toate activitățile din departamente vor fi analizate iar sistemul va fi adaptat ( fie parametrizat, fie aducându-i-se noi componente personalizate) conform concluziilor analizei. Cu cât activitatea din firma este mai complexă, cu atât aceste costuri vor fi mai mari.
Costuri de instalare a sistemului
Un sistem ERP implică instalări software și hardware , foarte rar aceste lucruri pot fi făcute de persoane din cadrul companiei care achiziționează softul. Acesta este un motiv în favoarea alegerii unui sistem ERP web, în sistem SaaS ( Software as a Service ) , unde totul rulează pe serverul furnizorului. Această alegere vine și cu anumite dezavantaje. Platformele SaaS ( oricare din ele, incluzând cele ERP ) se bazează pe exploatarea funcționalităților care există la momentul respectiv, fiind puțin deschise la personalizări adaptate nevoii unui singur client. Instalarea unui sistem ERP poate varia în complexitate . ERP-urile web se accesează prin browsere ( Q5 ERP fiind unul dintre ele ) și au nevoie doar de componenta server sa fie instalată. Alte programe vor avea nevoie și de clienți instalați pe dispozitivele de acces ( laptop-uri, desktop-uri ) pentru a funcționa.
Costuri de școlarizare a utilizatorilor
Cu cât sistemele ERP sunt mai complexe, cu atât durata sesiunilor de instruire a personalului din firma beneficiară este mai mare și , implicit, mai costisitoare. Unele companii furnizoare de soluții ERP organizează cursuri de instruire la sediul lor, presupunând costuri de transport și participare. Seminariile online pot fi o soluție mai ieftina dar și ele vin cu un anumit cost. Alți furnizori oferă stagii de școlarizare la sediul clientului. Documentațiile sunt foarte importante pentru că adevăratul proces de învățare a lucrului în sistem va fi strâns legat de folosirea acestuia de zi cu zi.
Costuri cu importul de date
Incepând cu faza de testare a sistemului ERP, va fi nevoie de existența datelor de lucru. Și aici, în funcție de complexitatea platformei și a activităților din firmă, atât numărul de seturi de date, cât mai ales volumul, pot crește costurile semnificativ . Nomenclatoarele de furnizori, clienți, articole, liste de prețuri, rețetare, toate acestea reprezintă un minimum de date de import , care trebuie aranjate în formatul acceptat de sistem. La toate acestea se adaugă stocurile inițiale, balanțele, facturile în sold și alte date necesare momentului la care sistemul este lansat în lucru.
Costuri cu personalizarea documentelor
Multe sisteme integrate vin cu șabloane standard ale documentelor ( facturi, avize, note de recepție sau consum ) și acestea ar trebui sa fie satisfăcătoare pentru o societate comercială cu fluxuri standard. Dacă exista un format particular de document pe care compania îl folosește ( oferte , comenzi , procese verbale, anexe și centralizatoare ), acestea vor fi adaptate sau chiar create de la zero. Și toate implică costuri adiționale.
Costurile necesarului hardware al sistemului
În funcție de soluția aleasă, compania care adopta un sistem ERP va avea nevoie de investiții în echipamente, atât pentru serverul pe care va rula software-ul, cât și pentru dispozitivele de pe care acesta va fi accesat. Un parc de echipamente învechit va diminua performanțele sistemului și acest lucru se va răsfrânge asupra productivității utilizatorilor. În cazul sistemelor ERP orientate web, firmele pot opta intre a găzdui aplicația pe servere proprii sau a închiria un hosting extern. Fiecare dintre aceste variante vine cu un cost. Un server propriu necesită o investiție inițială și un personal specializat pentru mentenanța acestuia. O soluție externă aduce un cost lunar suplimentar.
Costul mentenanței sistemului ERP
Achiziția unui program ERP nu se rezumă doar la investiția inițială . Astfel de platforme evoluează , aduc functionalități noi, fiind actualizate în permanență să răspundă la ultimele actualizări legislative. Veniturile obținute din mentenanță permit furnizorilor sa continue investiția atât în perfecționarea sistemului , cât și în dezvoltarea noilor generații de succesori ai sistemelor integrate. Ca să asigure o reciprocitate avantajoasă , furnizorii de softuri ERP oferă un pachet larg de beneficii în cadrul contractelor de mentenanță, acestea putând include asistență și suport inclus sau un discount generos la tariful orar pentru dezvoltări suplimentare. În replică , lipsa unui contract de mentenanță pune compania care cumpără soluția în postura de a plăti pentru orice actualizare legislativa care trebuie implementată sau pentru orice alt efort din partea furnizorului ERP.
Costul cu integrările externe
Din ce în ce mai mult , sistemele ERP nu mai rulează de sine stătător . Tot mai multe companii au platforme de comerț online ( la care vor să se conecteze să își preia comenzile sau să își afișeze stocurile ), au diverse formate de extrase de cont pe care vor sa le importe în sistem, etc. În viitor, aceste interacțiuni cu sisteme informatice externe se vor înmulți, fără îndoiala. Tendința spre digitalizare , inclusiv a agențiilor fiscale de stat , va crea necesitatea schimbului de date în format electronic. Un sistem integrat trebuie sa ofere această perspectivă.
și nu în ultimul rând …
… costul cu lipsa de productivitate și cel de motivare a personalului angajat în implementarea ERP
Probabil că acest cost este de cele mai multe ori ignorat, poate și pentru simplu fapt că este mai greu cuantificabil. Însă decidenții implementării unui sistem ERP în companie trebuie să țină cont de efortul suplimentar pe care îl fac angajații în perioada de implementare. Asimilarea de noi cunoștințe, testarea procedurilor, erorile inerente , vor aduce un stres în plus personalului care va lucra în sistem , în condițiile în care aceștia trebuie să își continue sarcinile zilnice de serviciu.
Așadar, cât de costisitoare este implementarea unei soluții ERP într-o întreprindere mică sau mijlocie ? Merită investiția ? Oferă softurile ERP destule avantaje încât să încline decisiv balanța în favoarea implementării lor ? Vom reveni cu un articol în blog-ul nostru pe aceasta temă.
