Sistemul Q5 ERP vă ajută în programarea, urmărirea și gestiunea activităților pe care le aveți în cadrul proiectelor organizației. Cele trei tipuri de activități: timp, materiale și costuri, sunt concepute să vă păstreze o evidență permanentă a diferențelor între stadiul estimat și cel realizat, ajutându-vă să luați decizii de corecție în timp real. Modulul de management al proiectelor este integrat cu cel de salarizare, cu modulele logistice de management al materialelor și cu cele financiare, pentru asigurarea controlului în desfășurarea logistică și fiscală a proiectului.
Analiza atentă a indicatorilor de eficiență este vitală în economia proiectelor, factorul timp putând să influențeze calculele și previzionările inițiale. Proiectele din Q5 ERP pleacă de la costuri estimate (prețuri de cumpărare, costuri orare ale participanților), urmând să centralizeze costurile realizate la momentul înregistrării acestora prin facturi, pontaje, etc. În zona de venituri se iau în calcul valorile din planul de facturare și cele care provin din facturarea efectivă.
Orice modificare a proiectului inițial este tratată ca un subproiect, fie că acesta aduce un venit suplimentar sau este doar generator de costuri. Raportul de marjă al proiectului arată rezultatele estimate versus cele realizate, atât pentru proiectul inițial, cât și pentru subproiectele acestuia.
În analiza comparativă, un lucru extrem de util este posibilitatea de a ne intoarce în trecut pentru a vedea cum arăta proiectul (o fază, o activitate sau în întregimea lui) la un anumit moment. În Q5 ERP, fiecare modificare a proiectului este înregistrată și păstrată în istoric, în acest fel putându-se reconstitui imaginea proiectului de la debutul său și până în prezent.
Afișările vizuale cronologice permit parcurgerea facilă a evoluției componentelor proiectului, fiind marcată în mod sugestiv de fiecare informație relevantă în aceste procese.
Dacă prin înregistrarea activităților vă puteți face o imagine a costurilor, planul de facturare vă aduce și zona de venituri în proiect. Înregistrați planul de facturare la semnarea contractului, apoi emiteți facturile la termenele agreate.
Urmăriți desfășurarea proiectului prin diagramele Gantt incluse. Ele oferă informații despre durata activităților, relațiile de interdependență dintre ele, gradul de completare, etc.
Activitățile de timp pot fi alocate unui utilizator sau unui grup de utilizatori, care devin responsabili de îndeplinirea acestora. Aceste activități au costurile estimate calculate în funcție de durata lor și de costurile orare introduse pe fiecare participant în parte. Costurile realizate se preiau din pontaje (orele realizate) .
Acest tip de activități pleacă de la stabilirea unui necesar de materiale în proiect, urmat de stabilirea automata a necesarului de aprovizionare, recepții , consumuri sau retururi legate de proiect. În acest scop, modulul de management al proiectelor este conectat cu modulele logistice (comenzi vânzare , comenzi achiziție și gestiunea stocurilor), precum și cele financiare. Costurile estimate ale materialelor sunt calculate la ultimul preț de achiziție, cele realizate provenind în momentul descărcării de gestiune.
În cadrul activităților de cost puteți înregistra alte cheltuieli pe care le aveți în desfășurarea proiectului ( subcontractori, combustibili, deplasări, etc ). Aceste costuri pot fi reprezentate de sume estimate, urmând să fie comparate cu sumele reale ( realizate ) atunci când se introduc facturile de furnizor în contabilitate.