Managementul proiectelor în Q5 ERP

Activități de timp, materiale și costuri , plan de facturare, grafice Gantt.

Cum funcționează ?

Sistemul  Q5 ERP vă ajută în programarea, urmărirea și gestiunea activităților pe care le aveți în cadrul proiectelor organizației. Cele trei tipuri de activități: timp, materiale și costuri, sunt concepute să vă păstreze o evidență permanentă a diferențelor între stadiul estimat și cel realizat, ajutându-vă să luați decizii de corecție în timp real. Modulul de management al proiectelor este integrat cu cel de salarizare, cu modulele logistice de management al materialelor și cu cele financiare, pentru asigurarea controlului în  desfășurarea logistică  și fiscală a proiectului. 

Estimări versus realizări în proiectele din Q5 ERP

Analiza atentă a indicatorilor de eficiență este vitală în economia proiectelor, factorul timp putând să influențeze calculele și previzionările inițiale.  Proiectele din Q5 ERP pleacă de la costuri estimate (prețuri de cumpărare, costuri orare ale participanților), urmând să centralizeze costurile realizate la momentul înregistrării acestora prin facturi, pontaje, etc. În zona de venituri se iau în calcul valorile din planul de facturare și cele care provin din facturarea efectivă.  

Orice modificare a proiectului inițial este tratată ca un subproiect, fie că acesta aduce un venit suplimentar sau este doar generator de costuri. Raportul de marjă al proiectului arată rezultatele estimate versus cele realizate, atât pentru proiectul inițial, cât și pentru subproiectele acestuia.

Imaginea retrospectivă a proiectului în Q5 ERP

În analiza comparativă, un lucru extrem de util este posibilitatea de a ne intoarce în trecut pentru a vedea cum arăta proiectul (o fază, o activitate sau în întregimea lui) la un anumit moment. În Q5 ERP, fiecare modificare a proiectului este înregistrată și păstrată în istoric, în acest fel putându-se reconstitui imaginea proiectului de la debutul său și până în prezent. 

Afișările vizuale cronologice permit parcurgerea facilă a evoluției componentelor proiectului, fiind marcată în mod sugestiv de fiecare informație relevantă în aceste procese. 

Planul de facturare și diagrame Gantt

Dacă prin înregistrarea activităților vă puteți face o imagine a costurilor, planul de facturare vă aduce și zona de venituri în proiect. Înregistrați planul de facturare la semnarea contractului, apoi emiteți facturile la termenele agreate. 

Urmăriți desfășurarea proiectului prin diagramele Gantt incluse. Ele oferă informații despre durata activităților, relațiile de interdependență dintre ele, gradul de completare, etc.

Va prezentam

Tipurile de activități în proiectele din Q5 ERP

Activități de timp

Activitățile de timp pot fi alocate unui utilizator sau unui grup de utilizatori, care devin responsabili de îndeplinirea acestora. Aceste activități au costurile estimate calculate în funcție de durata lor și de costurile orare introduse pe fiecare participant în parte. Costurile realizate se preiau din pontaje (orele realizate) . 

Activități consum materiale

Acest tip de activități pleacă de la stabilirea unui necesar de materiale în proiect, urmat de stabilirea automata a necesarului de aprovizionare, recepții , consumuri sau retururi legate de proiect. În acest scop, modulul de management al proiectelor este conectat cu modulele logistice (comenzi vânzare , comenzi achiziție și  gestiunea stocurilor), precum și cele financiare. Costurile estimate ale materialelor sunt calculate la ultimul preț de achiziție, cele realizate provenind în momentul descărcării de gestiune. 

Activități de cost

În cadrul activităților de cost puteți înregistra alte cheltuieli pe care le aveți în desfășurarea proiectului ( subcontractori, combustibili, deplasări, etc ). Aceste costuri pot fi reprezentate de sume estimate, urmând să fie comparate cu sumele reale ( realizate ) atunci când se introduc facturile de furnizor în contabilitate.

Funcționalități

  • Evidențiere în secțiunea calendar a disponibilității fiecărui membru de echipă
  • Suport pentru proiecte cu activități multiple având predecesori și succesori
  • Echipe de lucru distincte pentru fiecare activitate
  • Integrat cu modulele existente (comenzi, stocuri, financiar, contabilitate, salarizare, etc)
  • Urmărirea stadiului proiectelor în diagrama Gantt
  • Posibilitatea copierii de activități din alt proiect
  • Plan de facturare
  • Vizualizare încărcare participanți în alte proiecte
  • Evidențiere zile libere, sărbători legale și calcul automat al zilelor lucrătoare pentru fiecare activitate din proiect
  • Istoric de lucru pt. fiecare proiect, incluzând fișiere atașate
  • Manager de fișiere integrat pentru fiecare proiect
  • Mesagerie între participanții la un proiect
  • Notificări în zona de alerte (dublate de e-mail-uri) pentru o serie de evenimente
  • Evidența costurilor și a veniturilor suplimentare pe subproiecte
  • Evidență marjă estimată și realizată per proiect și subproiect
  • Salvarea succesivă a costurilor estimate
  • Planificarea materialelor, urmărirea aprovizionărilor , consumurilor și retururilor.
  • Alerte multiple , definite de utilizatori, pentru fiecare activitate în parte