Un software ERP te poate ajuta să îți dezvolți afacerea pe toate planurile, dar toate aceste beneficii vin cu un anumit cost, iar cel mai important este raportul dintre cele două, raportul beneficii vs. costuri. Mai exact, trebuie să înțelegem pentru ce plătim și care sunt avantajele reale ale implementării unui ERP.
Costurile reale de care trebuie să ținem cont în alegerea unui ERP
Ce costuri implică implementarea unui software ERP? Sunt sustenabile aceste costuri în dinamica companiei?
Aceste costurile de implementare pot fi împărțite în:
- costuri cu licență de utilizare a softului;
- costuri cu echipamente IT tehnică de calcul de tip server în cazul instalării “on premise”, la sediul companiei;
- sau costuri cu recurentă lunară dacă vorbim despre o instalare “on cloud” sau pe servere virtuale private VPS sau servere dedicate în Dată Center;
- costuri cu suportul anual pentru update-uri;
- costuri de instruire sau de training al personalului;
- costul de timp, privit că o componentă de timp alocat de angajați pentru implementarea ERP și migrarea datelor existente în ERP.
De menționat, punctual, ce face compania noastra ,CCMS , pentru fiecare dintre costurile enumerate.
În primul rând aceste costuri nu ar trebui considerate cheltuieli pe termen scurt ci mai degrabă o investiție. O investiție într-un software ERP menit să îmbunătățească și să asigure dezvoltarea companiei pe termen mediu și lung.
CCMS înțelege impactul financiar generat de implementarea unui soft ERP și pentru diminuarea acestuia va propune clienților săi un plan de plăți negociat și adaptat oricărui scenariu.
Estimarea cheltuielilor viitoare cu servere, abonament anual pentru actualizarea la zi a softului sau diverse personalizări la cerere pot fi realizată împreună cu echipa CCMS.
Costurile implementării sunt influențate de mărimea investiției cât și a companiei. Acestea variază în funcție de nevoile și capacitățile financiare ale companiei.
Dacă ești dispus să investești o sumă mare de bani în avans pe un sistem IT local la sediul companiei. Sau ești îngrijorat de securitatea financiară a unei astfel de implementări și atunci te gândești să mergi în direcția unui sistem compatibil cloud? Punctele forțe ale unei astfel de implementări sunt flexibilitatea, implementarea mai rapidă și costuri inițiale mai mici, pentru un sistem ERP instalat în cloud și acesta ar putea fi scenariul potrivit pentru compania ta.
În general, costul softului instalat on cloud este relativ mai mic, deoarece necesită o cheltuială inițială mai mică și este de obicei implementat sub un model bazat pe abonament. Furnizorul de soft ERP vă poate găzdui softul pe servere virtuale și majoritatea costurilor mai mari în ceea ce privește spațiul fizic și costurile vor fi adaptate la dimensiunea companiei, dând dovadă de flexibilitate.
Implementarea ERP pe mașini virtuale VPS se dovedește a fi opțiunea mai ieftină în comparație cu instalarea pe sistemele informatice din cadrul companiei, în ceea ce privește implementarea cu mai puțin spațiu fizic ocupat și servere necesare. Software-ul ERP este implementat “on cloud” și configurarea soluției este realizată în funcție de nevoile fluxurilor de lucru pentru a se asigura că rulează fără probleme în conformitate cu cerințele.
Costurile de instruire și training vor avea o pondere relativ redusă în costurile totale și vor putea fi susținute prin costurile de licență.
Tot furnizorul de soft se poate ocupa și de migrarea datelor existente în nouă platforma ERP. Generând astfel un cost de timp și cu un impact cât mai redus asupra activităților curente ale persoanelor angrenate în implementare.
Costurile pentru Upgrade și Implementări de module suplimentare
Costurile pentru contractul anual de mententanță și pentru actualizări legislative pot avea o însemnatate ridicată în alegerea unui soft ERP având în vedere durata medie de utilizare de 10 ani a unui soft ERP sau până la apariția următoarei versiuni.
Îmbunătățirile sunt date când vine vorba de orice platformă software, iar ERP nu diferă, și este neceară o echipă pentru actualizarea sistemele implică costuri de software și resurse. Cu toate acestea, software-ul cloud ERP oferă actualizări de versiune și este actualizat continuu datorită naturii automate a configurării fără costuri suplimentare sau unei persoane fizice care să efectueze actualizarea.
Fiecare sistem ERP necesită într-o oarecare măsură personalizarea pentru a se potrivi nevoilor organizației. De exemplu, caracteristicile pot fi adăugate sau eliminate pe baza cerințelor procesului. Software-ul Q5 ERP poate fi personalizat cu ușurință, funcțiile redundante fiind eliminate sau adăugate cu costuri minime pentru companie. Un ERP la fața locului ar presupune și costuri de resurse și reconfigurare.
Un software ERP se poate dovedi avantajos pe mai multe fronturi, dar înainte de a investi în soluția corectă, luați în considerare nevoile specifice ale companiei dvs. și costurile aferente pentru a vă asigura că situația este complet benefică pentru organizația dumneavoastră.