Q5 ERP – Studii de caz

Studiu de caz Q5 ERP @ Unicool

Firma clujeană este un exemplu de implementare reușită a sistemului integrat Q5 ERP  

Unicool Instalatii Frig este o companie care a avut o dezvoltare accelerată în ultimii ani în industria frigorifică.

Atât managementul firmei, cât și restul de personal este format dintr-o echipă tânără , dinamică și creativă, care a făcut posibilă extinderea activității în timp record.ăDacă inițial Unicool a intrat în afaceri prin recondiționarea compresoarelor frigorifice, ulterior firma a început să desfășoare activități de service , proiectare , execuție și vânzări de echipamente frigorifice.

Unicool , având în componență un număr relativ mic de angajați, a ajuns în complexitatea operațiunilor la nivelul unei firme care avea suportul unui personal mai numeros.

Odată cu dezvoltarea activității, cantitatea de informații a crescut, fiecare departament folosind metode proprii pentru înregistrarea evidențelor.

În timp ce contabilitatea era ținută în popularul program Saga, pentru restul activităților se foloseau fisiere Excel .

Tehnicienii de service completau rapoartele de intervenție pe hârtie, datele urmând sa fie introduse în format electronic de către alți operatori.

În timp ce numărul de tranzacții logistice și financiare cresteau, posibilitățile de urmărire și control cu tehnologiile existente începeau să iși arate limitele.

In aceste conditii, nevoia de a implementa un sistem integrat care să gestioneze fluxurile operaționale a devenit imperativă.

Da la bun început, managementul a dorit o soluție capabilă să digitalizeze întreaga activitate, începând de la întocmirea în format electronic a rapoartelor de service, continuând cu managementul producției, proiectelor și al vânzărilor, optimizarea fluxului de aprovizionare  cu efecte imediate in zona financiar contabilă.

La fel de evidentă a fost preferința pentru un sistem versatil , care să se adapteze la cerințele particulare de business ale companiei.

După analiza functionalităților oferite și a costurilor de implementare ale soluțiilor existente pe piața sistemelor integrate românești, atenția managementului s-a indreptat spre platforma Q5 ERP / Qubiservice , dezvoltată de Clear Concept Multisoftware. În urma discuțiilor avute cu reprezentanții acestei companii, a reiesit clar angajamentul dezvoltatorului și implementatorului de a pune la dispoziția Unicool un sistem software care să acopere integral nevoilor formulate în caietul de sarcini.

Cele două softuri integrate nativ urmau să digitalize întreaga activitate din companie, inclusiv partea de rapoarte de service mobil in format electronic.

Implementarea a durat aproximativ 6 luni , timp în care sistemele au fost adaptate în permanență la fluxurile operaționale specifice activității Unicool iar angajații firmei s-au familiarizat cu cele două sisteme. Ca un element distinctiv, procesul de instruire și școlarizare al personalului Unicool a fost fluid, impresia generală fiind aceea că softurile sunt ergonomice, intuitive și prietenoase cu utilizatorii.

În paralel cu implementarea propriu zisă a sistemului integrat, Unicool a apelat la o echipă de consultanți externi pentru o mai bună organizare și documentare a proceselor, definind clar proceduri de lucru la nivelul fiecărui departament.

Astăzi, Unicool beneficiază de o solutie software modernă , care răspunde așteptărilor. În baza informațiilor introduse în sistem, managementul are acces imediat la o suită de rapoarte cheie care oferă informații importante despre desfășurarea activităților din toate departamente. Pe lângă acest lucru, firma din Cluj are deschise toate posibilitățile de integrare a tehnologiilor actuale și viitoare de management al datelor.