Care sunt atuurile Q5 ERP în 2025
A mai trecut un an, iar 2025 se anunță dificil , având în vedere recentele modificări fiscale, iar nevoia de control și organizare in companii crește. Iată câteva din motivele pentru care puteți alege o implementare Q5 ERP în compania dvs.
Un sistem ERP matur , intuitiv, orientat web
De la prima implementare din 2017, Q5 ERP a evoluat in fiecare an în privința stabilității , securității și a funcționalităților oferite. În prezent platforma poate acoperi în proporție maximă fluxurile de lucru ( comerț, producție, proiecte, service, contracte ) dintr-o companie mică sau mijlocie. La momentul lansării, Q5 ERP era unul din primele sisteme integrate care se putea accesa printr-un browser , din orice locatie unde exista Internet, de pe orice dispozitiv ( pc, tabletă , telefon ).
Acoperă toate cerințele financiar contabile.
Fie că ne referim la Declarația 406 ( SAF-T ), e-factura , e-transport, toate se regăsesc în Q5 ERP. Clienții noștri depun SAF-T de la începutul anului trecut fără costuri suplimentare. Integrarea cu E-factura permite expedierea facturilor proprii în SPV și preluarea din aceeași zonă a facturilor de la furnizor. Sistemul inteligent de asociere a reperelor partenerilor cu codurile interne Q5 oferă posibilitatea de salvare automată în factură a liniilor similare din facturile următoare. Codul UIT pentru E-Transport se poate genera daca aveți o comandă de cumpărare lasată către furnizor.
Accesibil pentru toate bugetele.
Oferim platforma noastră în două tipuri de implementări , simplificată sau personalizată , în funcție de bugetul fiecărei companii. Avem o echipa de implementare cu experiență și urmărim să avem clienți multumiți.
Accent spre personalizarea solutiei
Știm ce important este ca soluția ERP pe care o achiziționați să vă ofere toate informațiile pe care le doriți. De aceea oferim preturi accesibile la dezvoltările personalizate de care aveți nevoie.
Management performant pentru service și producție
Modulele Q5 de producție și service au crescut în funcționalități și se apropie de ceea ce oferă sistemele integrate destinate firmelor de dimensiuni mari. Anul 2024 a fost cel al integrării Service Chanel în modulul nostru de service iar fluxul de producție a fost completat și optimizat.
Vom fi și în 2025 alături de clienții noștri , dezvoltând Q5 într-o soluție ERP din ce in ce mai performantă la un cost rezonabil.
Read MoreCât de mult iți permiți să pierzi din lipsă de organizare ?
Probabil ca destul , atunci când afacerea e “pe val” , când vânzările sunt bune și compania ta este profitabilă. Dar asta se poate schimba peste noapte, din motive subiective sau nu.
Pierderi financiare cauzate de lipsa de organizare
- Costuri directe:
- Companiile pot suferi pierderi financiare directe semnificative din cauza dezordinii în desfășurarea operațiunilor . De exemplu, managementul neperformant poate costa o companie până la 7% din venitul anual total din cauza productivității scăzute și a inadaptării costurilor cu angajații.
- În sectorul comerțului cu amănuntul, dezorganizarea duce la pierderi anuale estimate de 50 de miliarde de dolari din cauza subestimării stocurilor și la 471,9 miliarde de dolari din cauza costurilor stocurilor excedentare.
Ineficiență operațională:
- Spațiile dezorganizate pot duce la ineficiențe care afectează afacerile în termeni de timp și resurse. Un studiu a indicat că întreprinderile americane din pot pierde peste 89 de miliarde de dolari anual din cauza angajaților care petrec timpul căutând mărfuri plasate necorespunzător.
- În plus, s-a estimat că întreruperile și supraîncărcarea de informații costă economia SUA aproximativ 997 de miliarde de dolari pe an în pierderi de productivitate .
Probleme de Cash Flow :
- Dezorganizarea financiară poate cauza probleme cash flow, ceea ce face dificilă îndeplinirea obligațiilor de către întreprinderi. Această situație are ca rezultat adesea întârzierea plăților și oportunități ratate, ceea ce poate amplifica și mai mult instabilitatea financiară.
Impactul asupra oportunităților de dezvoltare:
- Companiile cu probleme în organizarea internă pot rata oportunități critice de creștere din cauza lipsei de vizibilitate asupra situației lor financiare. Acest lucru i-ar putea împiedica să valorifice noile tendințe sau inovații ale pieței, afectând în cele din urmă profitabilitatea pe termen lung.
Comportamentul angajaților
- Dezorganizarea poate duce la epuizare și induce o stare de nemulțumire a angajaților, ducând la rate mai mari de rotație. Costurile asociate cu fluctuația angajaților pot fi semnificative, estimările sugerând că înlocuirea unui angajat poate costa oriunde între 30% și 400% din salariu, în funcție de poziție acestuia .
Afectarea reputației companiei:
- Livrările întârziate, erorile de facturare și comenzile încurcate nu numai că duc la pierderi financiare imediate, ci și daunează relațiilor cu clienții și reputației firmei , ceea ce poate duce la o pierdere a credibilității.
În concluzie:
Deși cuantificarea unei cifre exacte a pierderii pe care o companie poate iși poate permite să o piardă din cauza dezorganizării variază foarte mult în funcție de industrie și de circumstanțe specifice, dovezile sugerează că costurile sunt substanțiale și cu mai multe fațete, unele ascunse . Companiile ar trebui să acorde prioritate strategiilor organizaționale pentru a atenua aceste riscuri și pentru a spori eficiența și profitabilitatea generală.
In aceste condiții, implementarea unui sistem integrat ERP devine o necesitate.
Read MoreO zi într-un departament de service
4 noiembrie 2021 . Dana se uită nervoasă la ceas. Era vineri, 11 noaptea și încă nu terminase de înregistrat toate fișele de lucru aduse de colegii ei, tehnicienii de teren. Mâine va trebui sa vină din nou la birou și să-și termine treaba, era final de lună și salariile băieților erau calculate în funcție de orele de manoperă care apăreau pe fișe.
Cu ochii mijiți, Dana se uită pe o fișă de lucru uitată probabil printr-un torpedou până i-a fost adusă. Ce materiale a consumat Radu, se întreabă, căutând să descifreze scrisul . Trebuia să trimită musai către gestionar lista de piese folosite de colegii ei la instalări. Simțea că o lasă nervii , l-ar fi sunat pe Radu să îl întrebe ce a vrut să scrie dar era prea târziu. Omul sigur dormea, a lucrat de noapte.
Colac peste pupăză, își amintește că trebuie ca departamentul să trimită către contabilitate două rapoarte de intervenție care nu au fost aduse în termen , până la finalul lunii trecute. Pe unde or fi hârtiile? Știa că erau în tava de documente de pe birou, le-o fi luat cineva? “E și mâine o zi, iși zice în gând, își ia pardesiul și pleacă spre casă”. Pe drum, recapitulează în gând ce are de făcut a doua zi. “Excelul cu orele lucrate, lista cu piesele, să caut fișele de lucru rătăcite . Ah, și m-a mai rugat Robert să văd dacă clientul X a plătit facturile emise luna trecută.”
4 noiembrie 2023 . Dana stă relaxată în scaun și zâmbește . Azi e vineri și diseară merge cu soțul și copiii la teatru. Își aduce aminte că acum un an pe vremea asta era stresată si îngropată în hârtii. Acum totul s-a schimbat, de când firma a implementat noul sistem ERP . Colegii ei iși completază fișele de lucru – acum rapoartele de intervenție – pe telefoane sau pe tabletă. Ba mai mult, rapoartele sunt verificate de către un validator inainte să ajunga la ea. Toate materialele au coduri, toată manopera este și ea codificată într-un nomenclator de activități.
De când colegii ei, tehnicienii, iși fac singuri rapoartele în format electronic, ea nu mai trebuie sa trimită informația în diverse fișiere. Totul e într-un singur loc, în acel sistem integrat.
Dana știe că mai are de facturat 5 rapoarte de intervenție , verifică în sistem dacă toate conțin piese și dacă acele materiale au fost scoase din gestiune. Da, au fost scoase. Dana deschide modulul de facturare, alege rapoartele de intervenție și emite factura către client. Apoi o trimite in SPV cu un singur click.
E ora 5 și Dana se ridică de pe scaun, grăbită să nu întârzie la teatru. Exact atunci sună telefonul și Bogdan, seful ei , o întreabă “Dana, cate kilograme de freon mai avem în gestiunea din Buzău?” . Dana îi spune “Bogdan, ți-aș spune dar chiar sunt în grabă, intră și tu în sistem și verifică, știu că ai cont 
“.
Și iese pe usă , gândindu-se ce ar fi însemnat această replică acum un an, când firma nu avea un software ERP care să organizeze șnur toate operațiunile și să ofere informatii tuturor celor care au nevoie de ele.
Read MoreDe ce întreprinderile mici au nevoie de un sistem ERP
Un sistem Enterprise Resource Planning (ERP) este esențial pentru gestionarea fiecărui aspect al unei afaceri, de la producție și planificare până la achiziții, vânzări, distribuție, contabilitate .
Software-ul ERP este de un avantaj pentru companiile de toate dimensiunile, inclusiv pentru întreprinderile mici, deoarece oferă o imagine cuprinzătoare a operațiunilor desfasurate. Prin îmbunătățirea comunicării între departamente și prin integrarea informațiilor de logistice si financiare într-o singură platformă, software-ul ERP permite întreprinderilor mici să simplifice operațiunile, să optimizeze procesele și să ia decizii mai informate pentru a-și impulsiona afacerile.
Beneficiile sistemelor ERP pentru întreprinderile mici:
- Comunicare îmbunătățită: conectați toate departamentele, facilitând partajarea ușoară a datelor și eficientizarea proceselor în organizația dvs.
- Eficiență sporită: automatizați procesele, eliminați sarcinile redundante și îmbunătățiți eficiența afacerii pentru a crește productivitatea fără angajări suplimentare sau operațiuni extinse.
- Business Intelligence : date precise în timp real, raportare și instrumente de BI urmăresc progresul, productivitatea și performanța, oferind informații valoroase pentru un proces decizional optim.
- Procese operaționale optimizate: eficientizați sarcinile și procesele pentru a permite lucrul mai rapid, și mai consecvent, permițând angajaților să-și urmareasca sarcinile mai rapid și mai precis.
- Economii de costuri: prin automatizarea proceselor și îmbunătățirea eficienței, un sistem ERP ajută la scăderea costurilor operaționale și administrative, contribuind la economii de costuri generale.
În cele din urmă, sistemele ERP susțin creșterea afacerii dumneavoastră.
Read MoreImplementarea unui soft ERP. Necesitate sau obligație de business?
Mulți antreprenori sau administratori de business încă se gândesc cât de necesară ar fi implementarea unui ERP în companie. Sau dacă este momentul acum ori dacă într-adevăr un ERP îi va ajută cu adevărat sau, dimpotrivă, îi va încurcă și investiția într-un astfel de software integrat va fi un eșec.
Sunt întrebări sau temeri de înțeles, mai ales în contextual actual (criză medicală covid19, criză de echipamente IT, instabilitate economică, securitate pe plan mondial, criză forței de muncă etc.) Am enumerat toate crizele și insecuritățile? Sau mai sunt și altele de adăugat? Întotdeauna vor fi și aspecte negative în orice domeniu de activitate și business. Dar mereu s-au găsit soluții și afacerile au continuat. Desigur că vor fi și companii care vor închide, care se vor restrânge, va fi întotdeauna vorba de o selecție naturală, se vor cerne firmele țări care vor supraviețui. Și atunci, va intreb? Inchidem, punem lacatul pe usa si plecam acasa? Sau cautam solutii sa mergem inainte, să ne dezvoltam și să prosperam, atat pentru noi, business cat și pentru angajati?
Un software ERP implementat așa cum trebuie va fi catalizatorul acestei supraviețuri și ne va permite optimizări de costuri, menținerea afacerii și progres.
Pe lângă aspectele enumerate până acum va exista în curând Implementarea SAF-T (Standard Audit File for Taxation – Fișierul Standard de Audit pentru Taxe), ca parte a procesului de digitalizare a Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF).
Prin implementarea SAF-T, companiile din România vor fi obligate să transmită un volum considerabil de informații contabile și fiscale legate de activitatea lor, într-un format predefinit, dar destul de complex. În aceste condiții, dincolo de eforturile pe care contribuabilii trebuie să le depună în termeni de alocare a resurselor financiare și a personalului implicat, este esențial ca aceștia să înceapă implementarea cât mai rapid pentru a verifica disponibilitatea datelor solicitate de schema SAF-T, pentru a mapa taxele necesare raportării, pentru a avea timp și să testeze raportarea până în momentul la care această raportare devine obligatorie.
Aspectele legate de implementarea SAF-T trebuie tratate cu atenție, având în vedere că reprezintă una din cele mai importante transformări pe care le-a suferit sistemul fiscal din România. Este de la sine înțeles că o astfel de rapoartare nu va putea fi realizată fără implementarea unui ERP, având în vedere complexitatea datelor raportate.
Și acesta nu este un lucru rău, ba dimpotrivă, va obligă companiile la digitalizare și înlocuirea unui simplu program de contabilitate cu un sistem software integrat între toate departamentele (achiziții, vânzări, contabilitate, resurse umane, etc) și activitățile din companie. La conștientizarea tutoror aspectelor și operațiunilor desfășurate. Și nu mici vor fi rezultatele acestei constientizari.Și acesta nu este un lucru rău, ba dimpotrivă, va obligă companiile la digitalizare și înlocuirea unui simplu program de contabilitate cu un sistem software integrat între toate departamentele (achiziții, vânzări, contabilitate, resurse umane, etc) și activitățile din companie. La conștientizarea tutoror aspectelor și operațiunilor desfășurate. Și nu mici vor fi rezultatele acestei constientizari.
O mai bună gestionare a stocurilor, a comenzilor și a costurilor de achiziție, a proiectelor și prețurilor de vânzări, optimizarea timpilor angajaților și a pontajului. Sunt doar câteva din multele aspecte care vor fi îmbunătățite.
Într-adevăr investiția punctuală în implementarea unui ERP este una însemnată și cu impact semnificativ asupra bugetului de investiții. Dar vestea bună este că perioada de amortizare a acestei investiții și avantajele depășesc cu mult cheltuielile implicate.
Nu există momentul perfect pentru implementare dar cu siguranță există decizia de management care să facă diferența dintre “mai vedem cum merge treaba și la anul” și “vreau o companie sigură, stabilă unde pot lua rapid cele mai bune decizii, unde totul este la vedere și cunosc în amănunt toate detaliile de business la o simplă accesare de sistem”.
Q5 ERP a fost gândit și dezvoltat pentru companiile și mediul de lucru din România, bazat pe realitățile locale.
Read MoreCum susținem experiența de utilizator în Q5 ERP
A lucra într-un sistem integrat presupune atenție și responsabilitate. Fiecare operație aduce cu sine modificări importante , de a căror acuratețe depinde optima funcționare a întregului program. Din acest motiv, suntem total implicați în a oferi utilizatorilor sistemului nostru integrat cele mai utile instrumente adiționale care să-i ușureze exploatarea ERP-ului.
WIKI Q5 ERP – sistemul de Knowledge Sharing Q5 ERP
Am construit o platforma online de partajare a informațiilor în sistem wiki , actualizată permanent, în care sunt explicate funcționalitătile , sunt definite proceduri și diverse cazuri de bune practici . Fiecare client are acces la o zona definita special pentru el, unde își poate crea propriile documente. Orice membru al platformei poate accesa informațiile și poate aduce comentarii utile.
LUNA – sistemul intern de management al sugestiilor si reclamațiilor
Am dezvoltat de la zero propria platforma prin care utilizatorii pot anunța problemele întâlnite sau pot face recomandări legate de funcții pe care le-ar dori existente în sistem. Acestea sunt preluate sub forma de carduri, permit atașarea de imagini sau adăugarea de comentarii. Aceste carduri sunt mutate în diversele stadii de rezolvare, la momentul transferului fiind expediate mesaje e-mail inițiatorului. In cuprinsul fiecărui card avem cronologia acestuia, pentru o transparență desăvârșită.
Asistență în timp real prin sisteme de partajare a ecranului
Echipa noastră de asistență răspunde promt în situațiile în care utilizatorul întâmpină dificultăți. Folosim sisteme online de partajare a ecranului ( avem o camera proprie pe server Jitsi sau prin alte metode similare – Zoom, Teams, etc ) pentru a îndruma eficient și a rezolva eventualele probleme apărute.
Read MoreCinci informații rapide despre Q5 ERP
1. In ce industrii se poate implementa Q5 ERP ?
Avem implementări în retail, producție, service , management al proiectelor și al contractelor. Q5 ERP este un sistem versatil , adaptabil la cerințele afacerii dumneavoastră.
2. Ce maturitate are suita Q5 ERP ?
Dezvoltăm și implementăm produsul din 2017 . Fiecare an a adus îmbunătățiri și stabilitate sistemului.
3. Ce avantaje îmi oferă mentenanța produsului?
Mentenanța anuală a produsului ( in valoare de 10% din prețul contractual ) nu este obligatorie dar recomandată, în special în cazul în care alegeți module de contabilitate și salarizare, unde actualizările legislative sunt frecvente.
Contractul de mentenanță acoperă :
- actualizări de produs, inclusiv cele legislative
- suport și asistență nelimitate
- backup extern al bazei de date
- discount la dezvoltări personalizate
4. Care sunt etapele unei implementari si cat dureaza?
Implementăm suita Q5 ERP respectând proceduri clare, fiind permanent în contact cu beneficiarul. Pașii necesari unui proiect de implemenare de succes sunt următorii :
- definirea scopului implementării, analiza modului în care compania beneficiară își desfașoară activitățile, crearea unui document în care se specifică în detaliu cum acoperă sistemul ERP fluxurile de lucru proprii organizației și care este cuantumul dezvoltărilor suplimentare ( dacă e necesar ). Acest document se va prezenta beneficiarului pentru revizuire si aprobare.
- inițializarea unei companii de test pe serverele noastre unde beneficiarul poate încerca toate funcționalitățile puse la dispoziție de sistem.
- pregătirea serverului de producție, instalarea sistemului, configurarea, parametrizarea și importul nomenclatoarelor ( furnizori, clienți, articole, plan conturi, etc ). Importul trazacțiilor inițiale ( stocuri inițiale, balanta inițială, mijloace fixe, facturi în sold , etc )
- școlarizarea utilizatorilor și testarea finală
- Go Live – începerea lucrului efectiv
În funcție de complexitatea implementării, aceasta poate dura între 3 și 12 luni.
5. Sub ce tip de licențiere se implementează sistemul ?
Sistemul se licentiază per companie, nu per utilizator. Asta înseamnă că puteți adăuga utilizatori în orice moment, nu există o limită impusă.
Dacă veți dori sa folosiți sistemul pentru o altă companie, va trebui să achiziționați o nouă licență la un discount care poate ajunge la 50%.
Read MoreEste costisitoare implementarea unui sistem ERP într-un IMM ?
apetitul antreprenorilor fața de astfel de platforme fiind în creștere evidentă. Este o decizie care se ia pentru o perioada îndelungată ( exploatarea unui program ERP poate ajunge și depăși 10 ani ) și e firesc ca cei ce doresc un astfel de program să pună în balanță atât avantajele cât și costurile unei asemenea investiții.
Vom trece în revistă costurile implementării unui sistem ERP apoi vom încerca să tragem o concluzie.
Costurile de licențiere ale sistemului ERP
Deși există companii care oferă zero costuri de licențiere, urmând sa taxeze doar serviciile adiționale, majoritatea furnizorilor de sisteme integrate își vând produsele acoperite de licențe. Dezvoltarea unui astfel de soft este o muncă care presupune înaltă calificare, necesitând experiență, creativitate, viziune . Or, toate acestea implică costuri cu programatori , arhitecți de software și baze de date și persoane care fac toate aceste rotițe sa se învârtă ( Dev-ops ). Vorbim despre cea mai bine plătită ramură din industria IT, așadar costul de dezvoltare al unui sistem integrat este masiv, furnizorii urmând să și-l recupereze din contravaloarea licențelor vândute.
Politica de licențiere diferă de la furnizor la furnizor. Formulele de calcul pot fi sofisticate și depind în bună măsură de numărul de utilizatori, de modulele pe care le accesează compania sau fiecare dintre acești utilizatori. Mai intră în calcul și numărul de companii care pot fi gestionate de către softul care urmează a fi achiziționat.
Pentru firmele cu dezvoltare rapidă poate fi un element important alegerea unui soft care nu condiționează accesul în funcție de un număr fix de licențe . Q5 ERP este un astfel de sistem, oferind licențiere cu număr nelimitat de utilizatori.
Costurile de implementare propriu-zisă
Un soft ERP este o investiție importantă pentru orice companie iar costurile serviciilor de implementare pot depăși cu ușurință costurile de licențiere. Mai mult decât atât, calitatea implementării face diferența între un sistem ERP funcțional și un proiect eșuat. Aici intervine atât profesionalismul echipei de implementatori cât și metoda impusă de furnizorul de soft. Hai să vedem ce presupun aceste costuri :
Costuri de consultanță
Un sistem integrat acoperă toate fluxurile de lucru ale companiei unde este făcută implementarea ERP . În acest scop, toate activitățile din departamente vor fi analizate iar sistemul va fi adaptat ( fie parametrizat, fie aducându-i-se noi componente personalizate) conform concluziilor analizei. Cu cât activitatea din firma este mai complexă, cu atât aceste costuri vor fi mai mari.
Costuri de instalare a sistemului
Un sistem ERP implică instalări software și hardware , foarte rar aceste lucruri pot fi făcute de persoane din cadrul companiei care achiziționează softul. Acesta este un motiv în favoarea alegerii unui sistem ERP web, în sistem SaaS ( Software as a Service ) , unde totul rulează pe serverul furnizorului. Această alegere vine și cu anumite dezavantaje. Platformele SaaS ( oricare din ele, incluzând cele ERP ) se bazează pe exploatarea funcționalităților care există la momentul respectiv, fiind puțin deschise la personalizări adaptate nevoii unui singur client. Instalarea unui sistem ERP poate varia în complexitate . ERP-urile web se accesează prin browsere ( Q5 ERP fiind unul dintre ele ) și au nevoie doar de componenta server sa fie instalată. Alte programe vor avea nevoie și de clienți instalați pe dispozitivele de acces ( laptop-uri, desktop-uri ) pentru a funcționa.
Costuri de școlarizare a utilizatorilor
Cu cât sistemele ERP sunt mai complexe, cu atât durata sesiunilor de instruire a personalului din firma beneficiară este mai mare și , implicit, mai costisitoare. Unele companii furnizoare de soluții ERP organizează cursuri de instruire la sediul lor, presupunând costuri de transport și participare. Seminariile online pot fi o soluție mai ieftina dar și ele vin cu un anumit cost. Alți furnizori oferă stagii de școlarizare la sediul clientului. Documentațiile sunt foarte importante pentru că adevăratul proces de învățare a lucrului în sistem va fi strâns legat de folosirea acestuia de zi cu zi.
Costuri cu importul de date
Incepând cu faza de testare a sistemului ERP, va fi nevoie de existența datelor de lucru. Și aici, în funcție de complexitatea platformei și a activităților din firmă, atât numărul de seturi de date, cât mai ales volumul, pot crește costurile semnificativ . Nomenclatoarele de furnizori, clienți, articole, liste de prețuri, rețetare, toate acestea reprezintă un minimum de date de import , care trebuie aranjate în formatul acceptat de sistem. La toate acestea se adaugă stocurile inițiale, balanțele, facturile în sold și alte date necesare momentului la care sistemul este lansat în lucru.
Costuri cu personalizarea documentelor
În funcție de soluția aleasă, compania care adopta un sistem ERP va avea nevoie de investiții în echipamente, atât pentru serverul pe care va rula software-ul, cât și pentru dispozitivele de pe care acesta va fi accesat. Un parc de echipamente învechit va diminua performanțele sistemului și acest lucru se va răsfrânge asupra productivității utilizatorilor. În cazul sistemelor ERP orientate web, firmele pot opta intre a găzdui aplicația pe servere proprii sau a închiria un hosting extern. Fiecare dintre aceste variante vine cu un cost. Un server propriu necesită o investiție inițială și un personal specializat pentru mentenanța acestuia. O soluție externă aduce un cost lunar suplimentar.
Costul mentenanței sistemului ERP
Achiziția unui program ERP nu se rezumă doar la investiția inițială . Astfel de platforme evoluează , aduc functionalități noi, fiind actualizate în permanență să răspundă la ultimele actualizări legislative. Veniturile obținute din mentenanță permit furnizorilor sa continue investiția atât în perfecționarea sistemului , cât și în dezvoltarea noilor generații de succesori ai sistemelor integrate. Ca să asigure o reciprocitate avantajoasă , furnizorii de softuri ERP oferă un pachet larg de beneficii în cadrul contractelor de mentenanță, acestea putând include asistență și suport inclus sau un discount generos la tariful orar pentru dezvoltări suplimentare. În replică , lipsa unui contract de mentenanță pune compania care cumpără soluția în postura de a plăti pentru orice actualizare legislativa care trebuie implementată sau pentru orice alt efort din partea furnizorului ERP.
Costul cu integrările externe
Din ce în ce mai mult , sistemele ERP nu mai rulează de sine stătător . Tot mai multe companii au platforme de comerț online ( la care vor să se conecteze să își preia comenzile sau să își afișeze stocurile ), au diverse formate de extrase de cont pe care vor sa le importe în sistem, etc. În viitor, aceste interacțiuni cu sisteme informatice externe se vor înmulți, fără îndoiala. Tendința spre digitalizare , inclusiv a agențiilor fiscale de stat , va crea necesitatea schimbului de date în format electronic. Un sistem integrat trebuie sa ofere această perspectivă.
și nu în ultimul rând …
… costul cu lipsa de productivitate și cel de motivare a personalului angajat în implementarea ERP
Probabil că acest cost este de cele mai multe ori ignorat, poate și pentru simplu fapt că este mai greu cuantificabil. Însă decidenții implementării unui sistem ERP în companie trebuie să țină cont de efortul suplimentar pe care îl fac angajații în perioada de implementare. Asimilarea de noi cunoștințe, testarea procedurilor, erorile inerente , vor aduce un stres în plus personalului care va lucra în sistem , în condițiile în care aceștia trebuie să își continue sarcinile zilnice de serviciu.
Așadar, cât de costisitoare este implementarea unei soluții ERP într-o întreprindere mică sau mijlocie ? Merită investiția ? Oferă softurile ERP destule avantaje încât să încline decisiv balanța în favoarea implementării lor ? Vom reveni cu un articol în blog-ul nostru pe aceasta temă.
Read MoreProgram ERP – cum facem alegerea corecta ? (I)
Ca sa alegem cel mai potrivit program ERP pentru compania noastra există câteva etape care trebuie îndeplinite pentru o selectare judicioasă a celui mai potrivit sistem ERP, în vederea unei implementări de succes:
1. Demararea proiectului pentru implementarea unui (nou) program ERP
Odată ce aţi stabilit necesitatea implementării unui (nou) program ERP şi există aprobarea şi susţinerea managementului, puteţi începe compilarea celor mai importante etape din implementarea proiectului: bugetul disponibil, cronologia etapelor principale de implementare şi discutarea detaliată a cerinţelor la care soluţia ERP pe care o veţi alege trebuie să răspundă.
Un aspect important în toată această ecuaţie este calculul judicios al calendarului de implementare unde este absolut necesar să vă rezervaţi un buffer destinat posibilelor situaţii neprevăzute. Deasemenea să vă alocaţi suficient timp pentru analiza şi stabilirea obiectivelor precum şi pentru analiza metodică a furnizorilor şi a soluţiilor propuse de aceştia. Din păcate, adesea managerii subestimează timpul de selectare şi implementare a unui ERP, o estimare realistă pentru implementarea unui program ERP, în funcţie de mărimea companiei fiind undeva între 6 şi 12 luni, ajungând şi la 18 luni pentru companiile mari.
2. Definirea cerinţelor noului program ERP
Definirea cerinţelor porneşte cu analiza situaţiei prezente şi stabilirea ţelurilor propuse – nu numai în termeni IT (infrastructură, securitate, mobilitate etc) ci mai ales în ceea ce priveşte procesele de business şi de conectare a lor. Implementarea unui sistem ERP nu este doar un proiect IT ci va atinge toate aspectele de funcţionare ale companiei.
Pentru acest motiv evident, aveţi nevoie de o colaborare şi o sincronizare eficienţa cu toate departamentele din cadrul companiei, precum şi cu echipa de management pentru stabilirea precisă a nevoilor companiei şi a cerinţelor pe care platforma ERP să le îndeplinească în cadrul RFP (Request for Proposal – întrebările despre specificaţii şi funcţionalităţile pe care soluţia trebuie să le îndeplinească trebuie să fie extrem de detaliate şi clare iar răspunsurile trebuie să vă ofere o imagine clară şi temeinică despre modul în care furnizorul oferă soluţia – vom reveni cu un alt articol la subiectul RFP – Request for Proposal): cum funcţionează lucrurile în prezent? Ce lipseşte şi ce nu funcţionează? Cum ai vrea să funcţioneze în viitor? Identifică minusurile şi vulnerabilităţile existente la momentul actual, fă o listă a cerinţelor având tot timpul în minte întrebarea: ce vreau să realizez prin implementarea unei soluţii ERP? Nu uita: specificaţiile şi funcţionalităţile platformei ERP trebuie să coincidă cu strategiile companiei!
Apoi prioritizeaza şi cântăreşte atent cerinţele pe care le ai şi stabileşte criterii individuale de evaluare pentru furnizorii de soluţii ERP cu care vrei să colaborezi. De exemplu, cât de importani sunt factori precum flexibilitatea platformei, cât de mult merg în adâncimea problemelor şi cât de detaliate sunt soluţiile furnizate, scalabilitate, cât de uşor sunt de utilizat şi cât de intuitive sunt, utilizarea platformei în mediu cloud sau pe un server local, costuri de operare şi pentru trainingul angajaţilor, soluţie care poate fi accesată în browser sau necesită instalare – problemă cu impact direct asupra mobilităţii accesului in aplicaţie. Ai nevoie de funcţionalităţi specifice industriei în care activezi? Şi dacă da, care? Care sunt costurile pentru dezvoltări adiţionale de funcţionalităţi?
3. Cercetarea pieţei – cateva repere pentru selectarea dezvoltatorilor de sisteme ERP
Odată ce aţi stabilit care sunt cerinţele pe care noul sistem ERP trbuie să le îndeplinească şi care sunt cele mai importante caracteristici ale soluţiei dorite, urmează să aruncaţi o privire la lista cu furnizori de soluţii integrate ERP. Întrebarea care se ridică este: care furnizor are soluţia care se potriveşte cel mai bine cerinţelor Dvs? Cel mai probabil, cercetarea iniţială a produs o listă cu 7-10 dezvoltatori: următorul obiectiv este să selectaţi o listă scurtă cu maxim 2-3 dezvoltatori, pentru a vă întâlni personal cu aceştia. Câteva lucruri de care trebuie să ţineţi cont:
- Acoperă o soluţie ERP generală cerinţele tale sau ai nevoie de un program cu funcţii specifice pentru industria în care îţi desfăşori activitatea? – Anumite funcţii specifice sunt indispensabile companiilor care îşi desfăşoară activitatea în domeniul manufacturier. Dacă ar fi să dăm un exemplu, pentru constructorii de maşini un sistem ERP potrivit trebuie să conţină posibilitatea companiei de a lucra în condiţiile undei producţii descentralizate (farurile fabricate în Turcia, cutia de viteze în România, cip-urile în Taiwan etc.) şi de a coordona activitatea astfel încât lanţul de producţie să rămână funcţional în mod constant). De aceea dacă platformele ERP standard nu conţin facilităţi specifice domeniului în care ne desfăşurăm activitatea trebuie acordăm atenţie costurilor presupuse de dezvoltările adiţionale.
- Uşurinţa utilizării, personalizare, intuitivitate – fiecare om din echipă are nevoie de acces la propriile date. Soluţia ERP pe care te gândeşti să o implementezi ar trebui să-ţi permită să setezi pentru fiecare utilizator un nivel de acces personalizat – utilizatorul să poată accesa doar informaţiile şi rapoartele relevante pentru el. O platformă ERP eficientă pune informaţiile potrivite la dispoziţia persoanelor potrivite la momentul potrivit, prin intermediul unei interfeţe intuitive şi prietenoase, ideal – la distanţă de un click.
- Investiţi într-un viitor durabil – Cum găsiţi un dezvoltator care să vă ajute să edificaţi un viitor durabil pentru compania Dvs? Găsiţi dezvoltatori cu viziune, care să vă ajute să înţelegeţi cele mai importante trend-uri din domeniul Dvs de activitate şi care să vă ajute în adaptarea şi implementarea lor efectivă. Interesaţi-vă care este viziunea lor despre platformele ERP şi adaptarea lor la domeniul de activitate în care activaţi fără să vă concentraţi exclusiv pe micile problemele curente sau pe termen scurt în defavoarea imaginii de ansamblu. Veţi fi surprins să constataţi că cei mai buni dezvoltatori sunt cu un pas înainte atunci când vorbim de tehnologii sau “unelte” precum Cloud ERP, mobile ERP, BI şi Business Process Management.
- Costuri de operare – multe companii mici şi mijlocii consideră costurile de achiziţie ale unui sistem ERP şi al infrastructurii aferente mai importante decât costurile de operare ceea ce este o dovadă de miopie economică pentru că costurile de operare pe durata de funcţionare a unui program ERP sunt mai ridicate pe termen lung. de aceea trebuie să examinaţi cu atenţie factori precum ar fi costurile implicate de training-ul angajaţilor, upgrade-urile la noile versiuni ale platformei ERP, cât şi – din nou trebuie punctat – costurile pentru dezvoltarea unor noi funcţionalităţi sauadaptarea lor ulterioară la alte tipuri de fluxuri de producţie. O recomandare: majoritatea softurilor ERP conţin cam aceleaşi funcţionalităţi cheie. Cu toate acestea, acordaţi atenţie detaliilor care pot fi relevante pentru activitatea companiei tale şi deasemenea verifică roadmap-ul diverselor soluţii ERP. Care este viziunea dezvoltatorului? Cum performeaza soluţia ERP atunci când este testată şi ce certificări deţine? Recomandările – în special din interiorul industriei în care activezi – pot fi de un real ajutor în procesul de pre-selectie al unui sistem ERP.
4. Vizionarea unui demo al soluției ERP
În general debutând cu un telefon, prima întâlnire şi prima vizionare a unui demo al aplicaţiei ERP, reprezintă o şansă atât pentru dezvoltator cât şi pentru cumpărător, de a se cunoaşte mai bine şi de a arunca o primă privire asupra sistemului ERP. Dezvoltatorul ar trebui să se concentreze pe creionarea unei imagini de ansamblu al soluţiei ERP şi al funcţionalităţilor de care este aceasta capabilă, al uşurinţei cu care platforma poate fi utilizată precum şi pe modul în care programul ERP întruneşte cerinţele cumpărătorului.
Această etapă este una extrem de importantă, pentru că după vizionarea unui demo, majoritatea companiilor şi pot restrânge lista dezvoltatorilor la doar 2-3 companii cu care să decidă continuarea selecţiei pentru proiectul de implementare.
O recomandare: cu cât furnizaţi mai multe detalii cu atât dezvoltatorul, în cadrul prezentării demo-ului, se va putea concentra mai mult pe aspecte semnificative pentru compania ta şi pentru ca tu să poţi lua o decizie în cunoştinţă de cauză.
Vom continua prezentarea etapelor relevante pentru alegearea softului ERP potrivit companiei Dvs. in articolul urmator.
Read MoreSistem ERP – etape pentru o implementare reușită
Când este momentul oportun pentru un nou program ERP ?
Alegerea unui sistem integrat de management al afacerii este o decizie crucială de business pentru orice companie indiferent de dimensiunea organizaţiei şi de aceea credem că o scurtă trecere în revistă a câtorva puncte cheie, cum ar fi “cum să alegem în cunoştinţă de cauză o platformă ERP ” sau “cum să ducem la bun sfârşit o implementare de succes” ar fi subiecte-cheie care ar ajuta antreprenorii şi managerii să îşi transforme afacerile în poveşti de succes.
Nici nu ar trebui să mai adăugăm că în contextul crizei sanitare din anii 2020/2021, cu repercusiuni deja vizibile în economie, creşterea eficienţei activităţilor din cadrul companiei şi a vitezei şi calităţii deciziilor de management constituie în unele cazuri provocări, în alte cazuri – condiţii ale supravieţuirii pe piaţă, care trebuie luate în calcul de către orice agent economic Pe lângă aceste observaţii, trebuie să punctăm şi faptul că multe companii mici şi mijlocii tind să producă sau să dezvolte bunuri sau servicii în baza unui lanţ de producţie/servicii uneori la fel de complex ca şi al companiilor mari, ceea ce crează o nevoie sporită pentru un management integrat – la fel ca şi în cazul companiilor mari.
Cum ştim că a venit timpul să implementăm un nou sistem ERP ?
Însă prima problemă care se ridică este: cum ştim că a venit timpul să implementăm o soluţie de tip ERP sau să facem un upgrade? Cum ştim că vechiul ERP este învechit? Până la urmă un soft nu dă semne de uzură vizibile. Cu toate astea, în ultima decadă a avut loc un enorm progres tehnologic în domenii precum manufacturarea de bunuri, servicii sau distribuţia, ceea ce a condus rapid la o creştere a nivelului cerinţelor pe care companiile le au de la un sistem ERP. În lumea de astăzi opţiuni precum Cloud, Hybrid sau Mobile ERP, unelte cum ar fi BPS (Business Process Management) au transformat profund modul în care companiile sunt conduse şi administrate.
În plus, dezvoltări precum “Internet of Things”, “smart factories”, “big data”, infrastructura “cloud-based” sau “Business intelligence” au condus la modele noi de afaceri şi la modificarea masivă în procesele de business în interiorul celor mai variate industrii, indiferent că vorbim de cele manufacturiere sau servicii. Sistemele ERP moderne trebuie obligatoriu să răspundă acestor schimbări şi să fie dezvoltate în tandem cu accestea. În loc să încercaţi “modernizarea” vechiului program ERP prin adaptări/customizari extrem de costisitoare, este preferabil să luaţi în considerare implementarea unei platforme ERP moderne şi solide. Această schimbare poate fi un mare pas înainte pentru compania Dvs.
Pe scurt, câteva motive care ar trebui să vă determine să luaţi în considerare implementarea unei soluţii ERP moderne:
– În cadrul companiei încă se lucrează cu aplicaţii izolate (de exemplu MS office)
– vechiul sistem necesită noi adaptări/dezvoltări din ce în ce mai des
– vechiul sistem ERP nu vă mai furnizează rapoartele de care aveţi nevoie
– sistemului îi lipsesc anumite funcţii, date sau caracteristici tehnice
– soluţia pe care o folosiţi nu vă oferă toate condiţiile/funcţiile pentru ca BPM (business process management) să vă permită instituţionalizarea unui anumit sistem de partajare a informaţiilor în cadrul companiei
– sistemul nu mai ţine pasul cu modificările legislative
– doriţi ca sistemul să fie mai uşor de utilizat
– soluţia pe care o folosiţi nu este pregătită pentru noile standarde impuse de Industry 4.0.
Plecând de la premisa că cel mai important factor în implementarea unui (nou) sistem ERP în compania dvs. este încrederea reciprocă, vom încerca să schiţăm o abordare pas-cu-pas care să sprijijine orice antreprenor în selectarea celei mai eficiente soluţii pentru organizaţia pe care o administrează. După cum am amintit şi mai sus, selecţia şi implementarea unui sistem ERP reprezintă o provocare serioasă pentru orice companie motiv pentru care vom încerca să sintetizăm în câteva etape distincte cei mai importanţi paşi în acest proces astfel încât, la sfârşitul lui, orice manager să fie încrezător în deciziile sale luate în cunoştinţă de cauză.
Intâlniţi-vă cu dezvoltatorul programului ERP şi vizionaţi un demo al aplicaţiei.
Pasul zero este întâlnirea cu dezvoltatorul soluţiei şi vizionarea unui demo, etapă care vă va ajuta să vă faceţi o idee despre soluţia propusă. Dezvoltatorul va putea să creioneze principalele elemente ale unei implementări, să afle detalii despre compania Dvs. şi despre activităţile ei şi să stabilească principalelele cerinţe pe care softul ERP propus trebuie să le îndeplinească. Dacă sistemul corespunde principalelor cerinţe, consultaţi-vă cu alte companii care au implementat cu succes soluţia ERP propusă
Indiferent de motivele pentru care doriţi implementarea unui (nou) sistem ERP în cadrul organizaţiei Dvs, o serie de etape vor fi indispensabile pentru o implementare de succes.
Despre acestea vom vorbi în următoarele articole: “Program ERP – alege-l pe cel potrivit pentru compania ta?”
Read More