Implementarea unui soft ERP. Necesitate sau obligație de business?
Mulți antreprenori sau administratori de business încă se gândesc cât de necesară ar fi implementarea unui ERP în companie. Sau dacă este momentul acum ori dacă într-adevăr un ERP îi va ajută cu adevărat sau, dimpotrivă, îi va încurcă și investiția într-un astfel de software integrat va fi un eșec.
Sunt întrebări sau temeri de înțeles, mai ales în contextual actual (criză medicală covid19, criză de echipamente IT, instabilitate economică, securitate pe plan mondial, criză forței de muncă etc.) Am enumerat toate crizele și insecuritățile? Sau mai sunt și altele de adăugat? Întotdeauna vor fi și aspecte negative în orice domeniu de activitate și business. Dar mereu s-au găsit soluții și afacerile au continuat. Desigur că vor fi și companii care vor închide, care se vor restrânge, va fi întotdeauna vorba de o selecție naturală, se vor cerne firmele țări care vor supraviețui. Și atunci, va intreb? Inchidem, punem lacatul pe usa si plecam acasa? Sau cautam solutii sa mergem inainte, să ne dezvoltam și să prosperam, atat pentru noi, business cat și pentru angajati?
Un software ERP implementat așa cum trebuie va fi catalizatorul acestei supraviețuri și ne va permite optimizări de costuri, menținerea afacerii și progres.
Pe lângă aspectele enumerate până acum va exista în curând Implementarea SAF-T (Standard Audit File for Taxation – Fișierul Standard de Audit pentru Taxe), ca parte a procesului de digitalizare a Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF).
Prin implementarea SAF-T, companiile din România vor fi obligate să transmită un volum considerabil de informații contabile și fiscale legate de activitatea lor, într-un format predefinit, dar destul de complex. În aceste condiții, dincolo de eforturile pe care contribuabilii trebuie să le depună în termeni de alocare a resurselor financiare și a personalului implicat, este esențial ca aceștia să înceapă implementarea cât mai rapid pentru a verifica disponibilitatea datelor solicitate de schema SAF-T, pentru a mapa taxele necesare raportării, pentru a avea timp și să testeze raportarea până în momentul la care această raportare devine obligatorie.
Aspectele legate de implementarea SAF-T trebuie tratate cu atenție, având în vedere că reprezintă una din cele mai importante transformări pe care le-a suferit sistemul fiscal din România. Este de la sine înțeles că o astfel de rapoartare nu va putea fi realizată fără implementarea unui ERP, având în vedere complexitatea datelor raportate.
Și acesta nu este un lucru rău, ba dimpotrivă, va obligă companiile la digitalizare și înlocuirea unui simplu program de contabilitate cu un sistem software integrat între toate departamentele (achiziții, vânzări, contabilitate, resurse umane, etc) și activitățile din companie. La conștientizarea tutoror aspectelor și operațiunilor desfășurate. Și nu mici vor fi rezultatele acestei constientizari.Și acesta nu este un lucru rău, ba dimpotrivă, va obligă companiile la digitalizare și înlocuirea unui simplu program de contabilitate cu un sistem software integrat între toate departamentele (achiziții, vânzări, contabilitate, resurse umane, etc) și activitățile din companie. La conștientizarea tutoror aspectelor și operațiunilor desfășurate. Și nu mici vor fi rezultatele acestei constientizari.
O mai bună gestionare a stocurilor, a comenzilor și a costurilor de achiziție, a proiectelor și prețurilor de vânzări, optimizarea timpilor angajaților și a pontajului. Sunt doar câteva din multele aspecte care vor fi îmbunătățite.
Într-adevăr investiția punctuală în implementarea unui ERP este una însemnată și cu impact semnificativ asupra bugetului de investiții. Dar vestea bună este că perioada de amortizare a acestei investiții și avantajele depășesc cu mult cheltuielile implicate.
Nu există momentul perfect pentru implementare dar cu siguranță există decizia de management care să facă diferența dintre “mai vedem cum merge treaba și la anul” și “vreau o companie sigură, stabilă unde pot lua rapid cele mai bune decizii, unde totul este la vedere și cunosc în amănunt toate detaliile de business la o simplă accesare de sistem”.
Q5 ERP a fost gândit și dezvoltat pentru companiile și mediul de lucru din România, bazat pe realitățile locale.
Read MoreCum susținem experiența de utilizator în Q5 ERP
A lucra într-un sistem integrat presupune atenție și responsabilitate. Fiecare operație aduce cu sine modificări importante , de a căror acuratețe depinde optima funcționare a întregului program. Din acest motiv, suntem total implicați în a oferi utilizatorilor sistemului nostru integrat cele mai utile instrumente adiționale care să-i ușureze exploatarea ERP-ului.
WIKI Q5 ERP – sistemul de Knowledge Sharing Q5 ERP
Am construit o platforma online de partajare a informațiilor în sistem wiki , actualizată permanent, în care sunt explicate funcționalitătile , sunt definite proceduri și diverse cazuri de bune practici . Fiecare client are acces la o zona definita special pentru el, unde își poate crea propriile documente. Orice membru al platformei poate accesa informațiile și poate aduce comentarii utile.
LUNA – sistemul intern de management al sugestiilor si reclamațiilor
Am dezvoltat de la zero propria platforma prin care utilizatorii pot anunța problemele întâlnite sau pot face recomandări legate de funcții pe care le-ar dori existente în sistem. Acestea sunt preluate sub forma de carduri, permit atașarea de imagini sau adăugarea de comentarii. Aceste carduri sunt mutate în diversele stadii de rezolvare, la momentul transferului fiind expediate mesaje e-mail inițiatorului. In cuprinsul fiecărui card avem cronologia acestuia, pentru o transparență desăvârșită.
Asistență în timp real prin sisteme de partajare a ecranului
Echipa noastră de asistență răspunde promt în situațiile în care utilizatorul întâmpină dificultăți. Folosim sisteme online de partajare a ecranului ( avem o camera proprie pe server Jitsi sau prin alte metode similare – Zoom, Teams, etc ) pentru a îndruma eficient și a rezolva eventualele probleme apărute.
Read MoreCinci informații rapide despre Q5 ERP
1. In ce industrii se poate implementa Q5 ERP ?
Avem implementări în retail, producție, service , management al proiectelor și al contractelor. Q5 ERP este un sistem versatil , adaptabil la cerințele afacerii dumneavoastră.
2. Ce maturitate are suita Q5 ERP ?
Dezvoltăm și implementăm produsul din 2017 . Fiecare an a adus îmbunătățiri și stabilitate sistemului.
3. Ce avantaje îmi oferă mentenanța produsului?
Mentenanța anuală a produsului ( in valoare de 10% din prețul contractual ) nu este obligatorie dar recomandată, în special în cazul în care alegeți module de contabilitate și salarizare, unde actualizările legislative sunt frecvente.
Contractul de mentenanță acoperă :
- actualizări de produs, inclusiv cele legislative
- suport și asistență nelimitate
- backup extern al bazei de date
- discount la dezvoltări personalizate
4. Care sunt etapele unei implementari si cat dureaza?
Implementăm suita Q5 ERP respectând proceduri clare, fiind permanent în contact cu beneficiarul. Pașii necesari unui proiect de implemenare de succes sunt următorii :
- definirea scopului implementării, analiza modului în care compania beneficiară își desfașoară activitățile, crearea unui document în care se specifică în detaliu cum acoperă sistemul ERP fluxurile de lucru proprii organizației și care este cuantumul dezvoltărilor suplimentare ( dacă e necesar ). Acest document se va prezenta beneficiarului pentru revizuire si aprobare.
- inițializarea unei companii de test pe serverele noastre unde beneficiarul poate încerca toate funcționalitățile puse la dispoziție de sistem.
- pregătirea serverului de producție, instalarea sistemului, configurarea, parametrizarea și importul nomenclatoarelor ( furnizori, clienți, articole, plan conturi, etc ). Importul trazacțiilor inițiale ( stocuri inițiale, balanta inițială, mijloace fixe, facturi în sold , etc )
- școlarizarea utilizatorilor și testarea finală
- Go Live – începerea lucrului efectiv
În funcție de complexitatea implementării, aceasta poate dura între 3 și 12 luni.
5. Sub ce tip de licențiere se implementează sistemul ?
Sistemul se licentiază per companie, nu per utilizator. Asta înseamnă că puteți adăuga utilizatori în orice moment, nu există o limită impusă.
Dacă veți dori sa folosiți sistemul pentru o altă companie, va trebui să achiziționați o nouă licență la un discount care poate ajunge la 50%.
Read MoreEste costisitoare implementarea unui sistem ERP într-un IMM ?
apetitul antreprenorilor fața de astfel de platforme fiind în creștere evidentă. Este o decizie care se ia pentru o perioada îndelungată ( exploatarea unui program ERP poate ajunge și depăși 10 ani ) și e firesc ca cei ce doresc un astfel de program să pună în balanță atât avantajele cât și costurile unei asemenea investiții.
Vom trece în revistă costurile implementării unui sistem ERP apoi vom încerca să tragem o concluzie.
Costurile de licențiere ale sistemului ERP
Deși există companii care oferă zero costuri de licențiere, urmând sa taxeze doar serviciile adiționale, majoritatea furnizorilor de sisteme integrate își vând produsele acoperite de licențe. Dezvoltarea unui astfel de soft este o muncă care presupune înaltă calificare, necesitând experiență, creativitate, viziune . Or, toate acestea implică costuri cu programatori , arhitecți de software și baze de date și persoane care fac toate aceste rotițe sa se învârtă ( Dev-ops ). Vorbim despre cea mai bine plătită ramură din industria IT, așadar costul de dezvoltare al unui sistem integrat este masiv, furnizorii urmând să și-l recupereze din contravaloarea licențelor vândute.
Politica de licențiere diferă de la furnizor la furnizor. Formulele de calcul pot fi sofisticate și depind în bună măsură de numărul de utilizatori, de modulele pe care le accesează compania sau fiecare dintre acești utilizatori. Mai intră în calcul și numărul de companii care pot fi gestionate de către softul care urmează a fi achiziționat.
Pentru firmele cu dezvoltare rapidă poate fi un element important alegerea unui soft care nu condiționează accesul în funcție de un număr fix de licențe . Q5 ERP este un astfel de sistem, oferind licențiere cu număr nelimitat de utilizatori.
Costurile de implementare propriu-zisă
Un soft ERP este o investiție importantă pentru orice companie iar costurile serviciilor de implementare pot depăși cu ușurință costurile de licențiere. Mai mult decât atât, calitatea implementării face diferența între un sistem ERP funcțional și un proiect eșuat. Aici intervine atât profesionalismul echipei de implementatori cât și metoda impusă de furnizorul de soft. Hai să vedem ce presupun aceste costuri :
Costuri de consultanță
Un sistem integrat acoperă toate fluxurile de lucru ale companiei unde este făcută implementarea ERP . În acest scop, toate activitățile din departamente vor fi analizate iar sistemul va fi adaptat ( fie parametrizat, fie aducându-i-se noi componente personalizate) conform concluziilor analizei. Cu cât activitatea din firma este mai complexă, cu atât aceste costuri vor fi mai mari.
Costuri de instalare a sistemului
Un sistem ERP implică instalări software și hardware , foarte rar aceste lucruri pot fi făcute de persoane din cadrul companiei care achiziționează softul. Acesta este un motiv în favoarea alegerii unui sistem ERP web, în sistem SaaS ( Software as a Service ) , unde totul rulează pe serverul furnizorului. Această alegere vine și cu anumite dezavantaje. Platformele SaaS ( oricare din ele, incluzând cele ERP ) se bazează pe exploatarea funcționalităților care există la momentul respectiv, fiind puțin deschise la personalizări adaptate nevoii unui singur client. Instalarea unui sistem ERP poate varia în complexitate . ERP-urile web se accesează prin browsere ( Q5 ERP fiind unul dintre ele ) și au nevoie doar de componenta server sa fie instalată. Alte programe vor avea nevoie și de clienți instalați pe dispozitivele de acces ( laptop-uri, desktop-uri ) pentru a funcționa.
Costuri de școlarizare a utilizatorilor
Cu cât sistemele ERP sunt mai complexe, cu atât durata sesiunilor de instruire a personalului din firma beneficiară este mai mare și , implicit, mai costisitoare. Unele companii furnizoare de soluții ERP organizează cursuri de instruire la sediul lor, presupunând costuri de transport și participare. Seminariile online pot fi o soluție mai ieftina dar și ele vin cu un anumit cost. Alți furnizori oferă stagii de școlarizare la sediul clientului. Documentațiile sunt foarte importante pentru că adevăratul proces de învățare a lucrului în sistem va fi strâns legat de folosirea acestuia de zi cu zi.
Costuri cu importul de date
Incepând cu faza de testare a sistemului ERP, va fi nevoie de existența datelor de lucru. Și aici, în funcție de complexitatea platformei și a activităților din firmă, atât numărul de seturi de date, cât mai ales volumul, pot crește costurile semnificativ . Nomenclatoarele de furnizori, clienți, articole, liste de prețuri, rețetare, toate acestea reprezintă un minimum de date de import , care trebuie aranjate în formatul acceptat de sistem. La toate acestea se adaugă stocurile inițiale, balanțele, facturile în sold și alte date necesare momentului la care sistemul este lansat în lucru.
Costuri cu personalizarea documentelor
În funcție de soluția aleasă, compania care adopta un sistem ERP va avea nevoie de investiții în echipamente, atât pentru serverul pe care va rula software-ul, cât și pentru dispozitivele de pe care acesta va fi accesat. Un parc de echipamente învechit va diminua performanțele sistemului și acest lucru se va răsfrânge asupra productivității utilizatorilor. În cazul sistemelor ERP orientate web, firmele pot opta intre a găzdui aplicația pe servere proprii sau a închiria un hosting extern. Fiecare dintre aceste variante vine cu un cost. Un server propriu necesită o investiție inițială și un personal specializat pentru mentenanța acestuia. O soluție externă aduce un cost lunar suplimentar.
Costul mentenanței sistemului ERP
Achiziția unui program ERP nu se rezumă doar la investiția inițială . Astfel de platforme evoluează , aduc functionalități noi, fiind actualizate în permanență să răspundă la ultimele actualizări legislative. Veniturile obținute din mentenanță permit furnizorilor sa continue investiția atât în perfecționarea sistemului , cât și în dezvoltarea noilor generații de succesori ai sistemelor integrate. Ca să asigure o reciprocitate avantajoasă , furnizorii de softuri ERP oferă un pachet larg de beneficii în cadrul contractelor de mentenanță, acestea putând include asistență și suport inclus sau un discount generos la tariful orar pentru dezvoltări suplimentare. În replică , lipsa unui contract de mentenanță pune compania care cumpără soluția în postura de a plăti pentru orice actualizare legislativa care trebuie implementată sau pentru orice alt efort din partea furnizorului ERP.
Costul cu integrările externe
Din ce în ce mai mult , sistemele ERP nu mai rulează de sine stătător . Tot mai multe companii au platforme de comerț online ( la care vor să se conecteze să își preia comenzile sau să își afișeze stocurile ), au diverse formate de extrase de cont pe care vor sa le importe în sistem, etc. În viitor, aceste interacțiuni cu sisteme informatice externe se vor înmulți, fără îndoiala. Tendința spre digitalizare , inclusiv a agențiilor fiscale de stat , va crea necesitatea schimbului de date în format electronic. Un sistem integrat trebuie sa ofere această perspectivă.
și nu în ultimul rând …
… costul cu lipsa de productivitate și cel de motivare a personalului angajat în implementarea ERP
Probabil că acest cost este de cele mai multe ori ignorat, poate și pentru simplu fapt că este mai greu cuantificabil. Însă decidenții implementării unui sistem ERP în companie trebuie să țină cont de efortul suplimentar pe care îl fac angajații în perioada de implementare. Asimilarea de noi cunoștințe, testarea procedurilor, erorile inerente , vor aduce un stres în plus personalului care va lucra în sistem , în condițiile în care aceștia trebuie să își continue sarcinile zilnice de serviciu.
Așadar, cât de costisitoare este implementarea unei soluții ERP într-o întreprindere mică sau mijlocie ? Merită investiția ? Oferă softurile ERP destule avantaje încât să încline decisiv balanța în favoarea implementării lor ? Vom reveni cu un articol în blog-ul nostru pe aceasta temă.
Read More