Regăsiți mai jos lista sintetică a funcționalităților oferite de sistemul nostru integrat. Puteti afla mai multe detalii vizitând pagina fiecărui modul în parte.
Caracteristici generale
- Dezvoltat în tehnologie web, accesibil prin orice browser
- Interfață modernă, ergonomică, adaptabilă la orice rezolutie ( desktop. laptop, tabletă, telefon )
- Acces în sistem pe bază de profile setate la nivel de grup de utilizatori
- Sistem de plăți și calcul cu până la cinci monede străine, configurabile, cu preluarea automată a cursului de schimb
- Adaptabil la diverse cerințe de particularizare specifice afacerilor beneficiarilor
- Export nativ al datelor tabelare în MS Excel, CSV, PDF, Clipboard fiind permisă selecția câmpurilor
- Panou de control cu diverși indicatori : sold casă și bancă, total achiziții și vânzări, total facturi neîncasate, etc
- Manager documente integrat, posibilitatea încărcării pe server al facturilor de furnizor, fișierelor din proiecte, etc
- Profile personalizate pentru fiecare utilizator
- Personalizare alerte pe email și în aplicație la nivel de profil sau de utilizator
- Agendă evenimente cu posibilitate de adăugare evenimente noi
- Personalizare evenimente la nivel de profil sau de utilizator
- Utilitare sistem: verificare note contabile și corelații contabile, verificare rezervări, integritate stocuri, verificare liste inventar, etc
- Culoare interfață și limbă interfață la nivel de utilizator
Managementul vânzărilor
- Preluarea automată date clienți de pe site-ul ANAF, verificarea periodică a bonității (calitate plătitor TVA, TVA la încasare, etc.)
- Comenzi de vânzare (Oferta , Comanda, Comanda retur) cu status variabil
- Consolidare comenzi vânzare
- Preluare automată a prețurilor de vânzare din listele de prețuri multimonedă atribuite clienților
- Facturare clienți cu descărcarea concomitentă a stocurilor
- Facturare recurentă
- Matrice de discount aplicabilă pe liste de prețuri și intervale de timp
- Livrări din stoc pe baza comenzilor de vânzare
- Evidența livrărilor parțiale pe fiecare comandă
- Evidența încasărilor complete sau parțiale pentru fiecare factura de client
- Note contabile automate pentru facturare, descărcare de gestiune, încasare, stornare, etc
- Previzualizarea notelor contabile înainte de generare cu posibilitatea modificării în situații excepționale
- Expedierea ofertelor, comenzilor și a facturilor prin e-mail, direct din sistem
- Tipărire documente în format fizic sau PDF: comenzi, oferte, facturi, avize de expediție, etc
- Facturarea electronică
- Facturare directă (descărcarea gestiunii se face la momentul facturării sau adăugarea în factură a ieșirilor anterioare)
- Vânzări în moneda locală sau străină, reglare diferență de curs
- Interfață POS (vânzare + încasare + descărcare gestiune + emitere bon fiscal) – integrare cu casa de marcat.
- Limita de creditare pentru clienți
- Suport pentru TVA diferențiat pe clase de produse
- Copiere conținut între comenzi
- Confirmare comenzi
- Dispoziții de livrare
- Calendarul livrărilor
- Autofactura pentru avansuri achitate sau recepții fără factură
- Facturi proforma cu transformarea automată în facturi fiscale
- Export facturi in format xml DocProcess
- Avertizări prin email facturi clienți neplătite
Managementul achizițiilor
- Preluarea automată date furnizori de pe site-ul ANAF, verificarea periodică a bonității (calitate plătitor TVA, TVA la încasare, etc.)
- Comenzi de cumpărare, consolidare comenzi cumpărare
- Recepții pe baza comenzilor de cumpărare
- Evidența recepțiilor parțiale pe fiecare comanda
- Posibilitatea generării de etichete coduri bare la recepție
- Înregistrare facturi furnizori cu înregistrarea concomitentă a recepțiilor
- Preluarea automată a prețului de cumpărare cu posibilitatea actualizării acestuia în funcție de ultima recepție
- Evidența plăților complete sau parțiale pentru fiecare factură de furnizor
- Previzualizarea notelor contabile înainte de generare cu posibilitatea modificării în cazul excepțiilor
- Verificarea periodică a situației furnizorului pe site-ul ANAF
- Tipărire documente: comenzi, NIR, etc
- Rapoarte și statistici cumpărări : Top 20 furnizori, Furnizori neplătiți , Evoluție preț cumpărare articole, etc
- Aprovizionare directă (recepția se face concomitent cu înregistrarea facturii de la furnizor)
- Copiere conținut între comenzi
- Raport modificare prețuri de achiziție
- Import liste prețuri furnizori cu trepte de adaos și actualizarea prețurilor de vânzare
- Facturi furnizor cu recepție ulterioară
- Calendarul recepțiilor
- Sabloane facturi furnizori
- Facturi proforma cu transformarea automată în facturi fiscale
- Import facturi in sold
Gestiunea stocurilor
- Nomenclatoare articole
- Nomenclatoare depozite
- Metode de evaluare: FIFO, LIFO, lot selectat
- Grupe de produs
- Nivel de reaprovizionare (stoc minim) pentru fiecare produs
- Posibilitate de setare produse alternative
- Intrări și ieșiri în stoc pe baza comenzilor existente în sistem
- Intrări și ieșiri directe (independente) cu posibilitatea scanării coduri de bare
- Transferuri stoc cu posibilitatea scanării codurilor de bare
- Propuneri de aprovizionare în funcție de vânzările preconizate, stocuri minime, pe furnizori tradiționali sau alternativi, în funcție de preț sau termene livrare
- Raport modificare prețuri de achizitie
- Dată expirare pe loturi
- Kituri: formare kituri dinamice, asamblare kit cu generare automată a consumurilor și recepția kitului
- Dată expirare lot
- Reglari inventar (valoric si cantitativ) la nivel de tranzacții de stoc, depozite, conturi contabile
- Transformări dintr-un articol în unul sau mai multe articole
Managementul producției
- Comanda de producție cu introducere produse finite, materii prime și consumabile, operațiuni, produse reziduale
- Statusuri comenzi producție : planificată, lansată, finalizată
- Șabloane producție – rețetare, cu posibilitate multiplicare
- Necesar producție produse finite din comenzile de vânzare sau din stocuri minime cu generare automată a comenzilor de producție
- Verificarea stocurilor de materii prime și consumabile înaintea lansării în producție
- Trasabilitatea produselor finite în comenzile de vânzare
- Import retetare multiple
- Planificarea condiționată a unui lanț de producție prin comenzi de producție dependente de altele predecesoare
- Marcare control de calitate și refacere comenzi de producție
- Calcularea costurilor indirecte, fixe (energie, apa, etc) prin distribuirea facturilor pe comenzile de producție
- Decalarea automată a comenzilor dintr-un lanț de producție
- Vizualizare stare lanț de producție cu diagrama Gantt
- Avertizări la comanda de producție în cazul lipsei stocului de materii prime
- Generare comenzi de producție din comenzi de vânzare
- Refacerea unei comenzi cu produse refuzate, evidențierea materialelor neconsumate, generarea unei noi comenzi de producție
- Asocierea comenzilor de cumpărare cu comenzile de producție pentru stabilirea datei de lansare în producție
- Lansare producție zilnică
Managementul service-ului
- Seturi de date tehnicieni, locații client, mașini și obiecte de service
- Comenzi de service de diferite tipuri : Service plătit, Garanții, Mentenanțe, Punere în funcțiune, etc.
- Evidenta materialelor, activităților de manopera și a altor costuri în comanda de service
- Descărcări stocuri pe baza comenzilor de service
- Facturarea comenzilor de service
- Integrare nativă cu portalul de service Qubiservice
- Centralizatoare manoperă tehnicieni
- Normare activitate și evidențiere status
- Raport marja comenzi de service
- Urmărirea istoricului de service
- Urmărirea istoricului de service
- Oferta service
- Generarea automată a tichetelor de mentenanta la datele prevăzute în contracte
- Centralizatoare pentru clienți
- Centralizatoare pentru subcontractori
- Alocare activități pentru calcul automat
- Integrare Service Channel prin API
Managementul proiectelor
- Evidențiere în secțiunea calendar a disponibilității fiecărui membru de echipă
- Suport pentru proiecte cu activități multiple având predecesori și succesori
- Echipe de lucru distincte pentru fiecare activitate
- Integrat cu modulele existente (comenzi, stocuri, financiar, contabilitate, salarizare, etc)
- Urmărirea stadiului proiectelor în diagrama Gantt
- Posibilitatea copierii de activități din alt proiect
- Plan de facturare
- Vizualizare încărcare participanți în alte proiecte
- Evidențiere zile libere, sărbători legale și calcul automat al zilelor lucrătoare pentru fiecare activitate din proiect
- Istoric de lucru pt. fiecare proiect, incluzând fișiere atașate
- Manager de fișiere integrat pentru fiecare proiect
- Mesagerie între participanții la un proiect
- Notificări în zona de alerte (dublate de e-mail-uri) pentru o serie de evenimente
- Evidența costurilor și a veniturilor suplimentare pe subproiecte
- Evidența marjă estimată și realizată per proiect și subproiect
- Salvarea succesivă a costurilor estimate
- Evoluție costuri proiect
Contabilitate
- Plan conturi complet editabil , Jurnale multiple
- Dimensiuni contabile (centru de cost , angajat, client, comandă , proiect, etc)
- Autogenerare elemente dimensiuni contabile
- Note contabile automate, predefinite, pentru tranzacții de stoc (intrări, ieșiri, transferuri) și cele financiare (facturi furnizori și clienți, încasări , plăți, amortizări, salarii), cu previzualizare și posibilitate modificare
- Note contabile manuale cu posibilitatea salvării de șabloane
- Imobilizări : amortizare liniară, degresivă, accelerată. Calcul automat în baza planului de amortizare. Fișa mijlocului fix.
- Deconturi cheltuieli
- Balanța de verificare și fișa de cont
- Bugete multiple la nivel de conturi și dimensiuni contabile, preluarea bugetului din anul precedent
- Raport P & L – profit si pierdere, Cash flow
- Diferente automate curs valutar
- Prelucrare automata a extraselor de cont prin importul fisierului in format tabelar.
- Declaratii vamale de import
- Declaratii fiscale : D300, D390, D394
- D406 ( SAF-T)
- E- factura. Expediere e-factura pe serverele ANAF direct din sistem
Salarizare
- Calculul salarial de la salariul net negociat sau de la salariul brut conform legislației în vigoare
- Generare automată a declarațiilor conform ultimelor norme legale (112, 205)
- Calculul automat al tuturor tipurilor de concediu
- Calcul timp lucrat și perioade de indisponibilizare
- Posibilitatea de a gestiona elementele salariale pe centre de cost și raportări ale cheltuielilor salariale pe centre de cost
- Pontaj cu preluarea orelor lucrate în comenzile de service și introducerea orelor din producție, proiecte
- Planificare concedii de odihnă
- Opțiune de trimitere a fluturașilor de salariu pe email
- Generare state de plata
- Gestionare tichete de masă și tichete cadou
- Introducere avansuri (sumă fixă, procentual din brut sau procentual din net)
- Calcul automat deduceri și contribuții
- Facilități pentru construcții
Contracte
- Șabloane contracte personalizate cu generarea automată a acestora în format Word
- Definirea perioadelor de lucru (zi, noapte, weekend) și a tarifelor de service aferente în funcție de client
- Acte adiționale la contracte
- Conectarea cu modulele financiare prin preluarea din contracte a condițiilor si eșalonărilor de plată, termene de plată și de livrare , alte informații relevate
- Preluarea articolelor din contacte în comenzile de vânzare
- Contracte mentenanță service cu generarea automată a tichetelor de intervenție
Managementul contactelor – CRM
- Managementul persoanelor de contact
- Managementul oportunitatilor
- Managementul activitatilor atribuite persoanelor de contact
- Calendar pentru vizualizarea activitatilor
- Istoricul activitatilor pe fiecare persoana de contact
Active rulante
- Definirea obiectelor de service , utilajelor și a altor articole ca active rulante
- Etichetare proprie a activelor rulante și asocierea cu seriile furnizorilor
- Calendar utilizare active rulante
- Asocierea consumabilelor la fiecare activ rulant vândut
- Atribute variabile pentru fiecare categorie de activ rulant ( autovehicule, utilaje, compresoare, etc )
- Gruparea activelor rulante pe instalatii
- Diagrama instalatiei
- Atribuire serii furnizor la recepția activelor rulante
- Posibilitate alegere serie activ rulant la ieșirea din stoc
Parc auto si utilaje
- Mijloace de transport cu date despre masina, inmatriculare
- Evidenta asigurari cu alerte
- Evidenta kilometri de bord
- Grafic km parcursi pe luni
- Raport km parcursi comparativ cu km service si calcul consum combustibil
Extensie comerț electronic
- Magazin online integrat nativ cu sistemul ERP
- Comenzi de vanzare cu afisarea disponibilitatii in stoc a reperelor
- Facturare din comanda
- Generare AWB direct din ERP ( Fan Courier )
- Plati online Mobilpay
- Sistem rating al produselor cu confirmarea achizitei la recenzie
API interconectare cu aplicatii externe
Suita Q5 ERP / Qubiservice dispune de o colectie API prin care se asigura conectarea cu orice aplicatie externa : magazine online , sisteme contabile, aplicatii GPS, etc.
Toate API-urile pe care le punem la dispozitie sunt documentate si testate POSTMAN
