Care sunt atuurile Q5 ERP în 2025
A mai trecut un an, iar 2025 se anunță dificil , având în vedere recentele modificări fiscale, iar nevoia de control și organizare in companii crește. Iată câteva din motivele pentru care puteți alege o implementare Q5 ERP în compania dvs.
Un sistem ERP matur , intuitiv, orientat web
De la prima implementare din 2017, Q5 ERP a evoluat in fiecare an în privința stabilității , securității și a funcționalităților oferite. În prezent platforma poate acoperi în proporție maximă fluxurile de lucru ( comerț, producție, proiecte, service, contracte ) dintr-o companie mică sau mijlocie. La momentul lansării, Q5 ERP era unul din primele sisteme integrate care se putea accesa printr-un browser , din orice locatie unde exista Internet, de pe orice dispozitiv ( pc, tabletă , telefon ).
Acoperă toate cerințele financiar contabile.
Fie că ne referim la Declarația 406 ( SAF-T ), e-factura , e-transport, toate se regăsesc în Q5 ERP. Clienții noștri depun SAF-T de la începutul anului trecut fără costuri suplimentare. Integrarea cu E-factura permite expedierea facturilor proprii în SPV și preluarea din aceeași zonă a facturilor de la furnizor. Sistemul inteligent de asociere a reperelor partenerilor cu codurile interne Q5 oferă posibilitatea de salvare automată în factură a liniilor similare din facturile următoare. Codul UIT pentru E-Transport se poate genera daca aveți o comandă de cumpărare lasată către furnizor.
Accesibil pentru toate bugetele.
Oferim platforma noastră în două tipuri de implementări , simplificată sau personalizată , în funcție de bugetul fiecărei companii. Avem o echipa de implementare cu experiență și urmărim să avem clienți multumiți.
Accent spre personalizarea solutiei
Știm ce important este ca soluția ERP pe care o achiziționați să vă ofere toate informațiile pe care le doriți. De aceea oferim preturi accesibile la dezvoltările personalizate de care aveți nevoie.
Management performant pentru service și producție
Modulele Q5 de producție și service au crescut în funcționalități și se apropie de ceea ce oferă sistemele integrate destinate firmelor de dimensiuni mari. Anul 2024 a fost cel al integrării Service Chanel în modulul nostru de service iar fluxul de producție a fost completat și optimizat.
Vom fi și în 2025 alături de clienții noștri , dezvoltând Q5 într-o soluție ERP din ce in ce mai performantă la un cost rezonabil.
Read MoreCât de mult iți permiți să pierzi din lipsă de organizare ?
Probabil ca destul , atunci când afacerea e “pe val” , când vânzările sunt bune și compania ta este profitabilă. Dar asta se poate schimba peste noapte, din motive subiective sau nu.
Pierderi financiare cauzate de lipsa de organizare
- Costuri directe:
- Companiile pot suferi pierderi financiare directe semnificative din cauza dezordinii în desfășurarea operațiunilor . De exemplu, managementul neperformant poate costa o companie până la 7% din venitul anual total din cauza productivității scăzute și a inadaptării costurilor cu angajații.
- În sectorul comerțului cu amănuntul, dezorganizarea duce la pierderi anuale estimate de 50 de miliarde de dolari din cauza subestimării stocurilor și la 471,9 miliarde de dolari din cauza costurilor stocurilor excedentare.
Ineficiență operațională:
- Spațiile dezorganizate pot duce la ineficiențe care afectează afacerile în termeni de timp și resurse. Un studiu a indicat că întreprinderile americane din pot pierde peste 89 de miliarde de dolari anual din cauza angajaților care petrec timpul căutând mărfuri plasate necorespunzător.
- În plus, s-a estimat că întreruperile și supraîncărcarea de informații costă economia SUA aproximativ 997 de miliarde de dolari pe an în pierderi de productivitate .
Probleme de Cash Flow :
- Dezorganizarea financiară poate cauza probleme cash flow, ceea ce face dificilă îndeplinirea obligațiilor de către întreprinderi. Această situație are ca rezultat adesea întârzierea plăților și oportunități ratate, ceea ce poate amplifica și mai mult instabilitatea financiară.
Impactul asupra oportunităților de dezvoltare:
- Companiile cu probleme în organizarea internă pot rata oportunități critice de creștere din cauza lipsei de vizibilitate asupra situației lor financiare. Acest lucru i-ar putea împiedica să valorifice noile tendințe sau inovații ale pieței, afectând în cele din urmă profitabilitatea pe termen lung.
Comportamentul angajaților
- Dezorganizarea poate duce la epuizare și induce o stare de nemulțumire a angajaților, ducând la rate mai mari de rotație. Costurile asociate cu fluctuația angajaților pot fi semnificative, estimările sugerând că înlocuirea unui angajat poate costa oriunde între 30% și 400% din salariu, în funcție de poziție acestuia .
Afectarea reputației companiei:
- Livrările întârziate, erorile de facturare și comenzile încurcate nu numai că duc la pierderi financiare imediate, ci și daunează relațiilor cu clienții și reputației firmei , ceea ce poate duce la o pierdere a credibilității.
În concluzie:
Deși cuantificarea unei cifre exacte a pierderii pe care o companie poate iși poate permite să o piardă din cauza dezorganizării variază foarte mult în funcție de industrie și de circumstanțe specifice, dovezile sugerează că costurile sunt substanțiale și cu mai multe fațete, unele ascunse . Companiile ar trebui să acorde prioritate strategiilor organizaționale pentru a atenua aceste riscuri și pentru a spori eficiența și profitabilitatea generală.
In aceste condiții, implementarea unui sistem integrat ERP devine o necesitate.
Read MoreO zi într-un departament de service
4 noiembrie 2021 . Dana se uită nervoasă la ceas. Era vineri, 11 noaptea și încă nu terminase de înregistrat toate fișele de lucru aduse de colegii ei, tehnicienii de teren. Mâine va trebui sa vină din nou la birou și să-și termine treaba, era final de lună și salariile băieților erau calculate în funcție de orele de manoperă care apăreau pe fișe.
Cu ochii mijiți, Dana se uită pe o fișă de lucru uitată probabil printr-un torpedou până i-a fost adusă. Ce materiale a consumat Radu, se întreabă, căutând să descifreze scrisul . Trebuia să trimită musai către gestionar lista de piese folosite de colegii ei la instalări. Simțea că o lasă nervii , l-ar fi sunat pe Radu să îl întrebe ce a vrut să scrie dar era prea târziu. Omul sigur dormea, a lucrat de noapte.
Colac peste pupăză, își amintește că trebuie ca departamentul să trimită către contabilitate două rapoarte de intervenție care nu au fost aduse în termen , până la finalul lunii trecute. Pe unde or fi hârtiile? Știa că erau în tava de documente de pe birou, le-o fi luat cineva? “E și mâine o zi, iși zice în gând, își ia pardesiul și pleacă spre casă”. Pe drum, recapitulează în gând ce are de făcut a doua zi. “Excelul cu orele lucrate, lista cu piesele, să caut fișele de lucru rătăcite . Ah, și m-a mai rugat Robert să văd dacă clientul X a plătit facturile emise luna trecută.”
4 noiembrie 2023 . Dana stă relaxată în scaun și zâmbește . Azi e vineri și diseară merge cu soțul și copiii la teatru. Își aduce aminte că acum un an pe vremea asta era stresată si îngropată în hârtii. Acum totul s-a schimbat, de când firma a implementat noul sistem ERP . Colegii ei iși completază fișele de lucru – acum rapoartele de intervenție – pe telefoane sau pe tabletă. Ba mai mult, rapoartele sunt verificate de către un validator inainte să ajunga la ea. Toate materialele au coduri, toată manopera este și ea codificată într-un nomenclator de activități.
De când colegii ei, tehnicienii, iși fac singuri rapoartele în format electronic, ea nu mai trebuie sa trimită informația în diverse fișiere. Totul e într-un singur loc, în acel sistem integrat.
Dana știe că mai are de facturat 5 rapoarte de intervenție , verifică în sistem dacă toate conțin piese și dacă acele materiale au fost scoase din gestiune. Da, au fost scoase. Dana deschide modulul de facturare, alege rapoartele de intervenție și emite factura către client. Apoi o trimite in SPV cu un singur click.
E ora 5 și Dana se ridică de pe scaun, grăbită să nu întârzie la teatru. Exact atunci sună telefonul și Bogdan, seful ei , o întreabă “Dana, cate kilograme de freon mai avem în gestiunea din Buzău?” . Dana îi spune “Bogdan, ți-aș spune dar chiar sunt în grabă, intră și tu în sistem și verifică, știu că ai cont 
“.
Și iese pe usă , gândindu-se ce ar fi însemnat această replică acum un an, când firma nu avea un software ERP care să organizeze șnur toate operațiunile și să ofere informatii tuturor celor care au nevoie de ele.
Read MoreDe ce întreprinderile mici au nevoie de un sistem ERP
Un sistem Enterprise Resource Planning (ERP) este esențial pentru gestionarea fiecărui aspect al unei afaceri, de la producție și planificare până la achiziții, vânzări, distribuție, contabilitate .
Software-ul ERP este de un avantaj pentru companiile de toate dimensiunile, inclusiv pentru întreprinderile mici, deoarece oferă o imagine cuprinzătoare a operațiunilor desfasurate. Prin îmbunătățirea comunicării între departamente și prin integrarea informațiilor de logistice si financiare într-o singură platformă, software-ul ERP permite întreprinderilor mici să simplifice operațiunile, să optimizeze procesele și să ia decizii mai informate pentru a-și impulsiona afacerile.
Beneficiile sistemelor ERP pentru întreprinderile mici:
- Comunicare îmbunătățită: conectați toate departamentele, facilitând partajarea ușoară a datelor și eficientizarea proceselor în organizația dvs.
- Eficiență sporită: automatizați procesele, eliminați sarcinile redundante și îmbunătățiți eficiența afacerii pentru a crește productivitatea fără angajări suplimentare sau operațiuni extinse.
- Business Intelligence : date precise în timp real, raportare și instrumente de BI urmăresc progresul, productivitatea și performanța, oferind informații valoroase pentru un proces decizional optim.
- Procese operaționale optimizate: eficientizați sarcinile și procesele pentru a permite lucrul mai rapid, și mai consecvent, permițând angajaților să-și urmareasca sarcinile mai rapid și mai precis.
- Economii de costuri: prin automatizarea proceselor și îmbunătățirea eficienței, un sistem ERP ajută la scăderea costurilor operaționale și administrative, contribuind la economii de costuri generale.
În cele din urmă, sistemele ERP susțin creșterea afacerii dumneavoastră.
Read MoreCum susținem experiența de utilizator în Q5 ERP
A lucra într-un sistem integrat presupune atenție și responsabilitate. Fiecare operație aduce cu sine modificări importante , de a căror acuratețe depinde optima funcționare a întregului program. Din acest motiv, suntem total implicați în a oferi utilizatorilor sistemului nostru integrat cele mai utile instrumente adiționale care să-i ușureze exploatarea ERP-ului.
WIKI Q5 ERP – sistemul de Knowledge Sharing Q5 ERP
Am construit o platforma online de partajare a informațiilor în sistem wiki , actualizată permanent, în care sunt explicate funcționalitătile , sunt definite proceduri și diverse cazuri de bune practici . Fiecare client are acces la o zona definita special pentru el, unde își poate crea propriile documente. Orice membru al platformei poate accesa informațiile și poate aduce comentarii utile.
LUNA – sistemul intern de management al sugestiilor si reclamațiilor
Am dezvoltat de la zero propria platforma prin care utilizatorii pot anunța problemele întâlnite sau pot face recomandări legate de funcții pe care le-ar dori existente în sistem. Acestea sunt preluate sub forma de carduri, permit atașarea de imagini sau adăugarea de comentarii. Aceste carduri sunt mutate în diversele stadii de rezolvare, la momentul transferului fiind expediate mesaje e-mail inițiatorului. In cuprinsul fiecărui card avem cronologia acestuia, pentru o transparență desăvârșită.
Asistență în timp real prin sisteme de partajare a ecranului
Echipa noastră de asistență răspunde promt în situațiile în care utilizatorul întâmpină dificultăți. Folosim sisteme online de partajare a ecranului ( avem o camera proprie pe server Jitsi sau prin alte metode similare – Zoom, Teams, etc ) pentru a îndruma eficient și a rezolva eventualele probleme apărute.
Read MoreCinci informații rapide despre Q5 ERP
1. In ce industrii se poate implementa Q5 ERP ?
Avem implementări în retail, producție, service , management al proiectelor și al contractelor. Q5 ERP este un sistem versatil , adaptabil la cerințele afacerii dumneavoastră.
2. Ce maturitate are suita Q5 ERP ?
Dezvoltăm și implementăm produsul din 2017 . Fiecare an a adus îmbunătățiri și stabilitate sistemului.
3. Ce avantaje îmi oferă mentenanța produsului?
Mentenanța anuală a produsului ( in valoare de 10% din prețul contractual ) nu este obligatorie dar recomandată, în special în cazul în care alegeți module de contabilitate și salarizare, unde actualizările legislative sunt frecvente.
Contractul de mentenanță acoperă :
- actualizări de produs, inclusiv cele legislative
- suport și asistență nelimitate
- backup extern al bazei de date
- discount la dezvoltări personalizate
4. Care sunt etapele unei implementari si cat dureaza?
Implementăm suita Q5 ERP respectând proceduri clare, fiind permanent în contact cu beneficiarul. Pașii necesari unui proiect de implemenare de succes sunt următorii :
- definirea scopului implementării, analiza modului în care compania beneficiară își desfașoară activitățile, crearea unui document în care se specifică în detaliu cum acoperă sistemul ERP fluxurile de lucru proprii organizației și care este cuantumul dezvoltărilor suplimentare ( dacă e necesar ). Acest document se va prezenta beneficiarului pentru revizuire si aprobare.
- inițializarea unei companii de test pe serverele noastre unde beneficiarul poate încerca toate funcționalitățile puse la dispoziție de sistem.
- pregătirea serverului de producție, instalarea sistemului, configurarea, parametrizarea și importul nomenclatoarelor ( furnizori, clienți, articole, plan conturi, etc ). Importul trazacțiilor inițiale ( stocuri inițiale, balanta inițială, mijloace fixe, facturi în sold , etc )
- școlarizarea utilizatorilor și testarea finală
- Go Live – începerea lucrului efectiv
În funcție de complexitatea implementării, aceasta poate dura între 3 și 12 luni.
5. Sub ce tip de licențiere se implementează sistemul ?
Sistemul se licentiază per companie, nu per utilizator. Asta înseamnă că puteți adăuga utilizatori în orice moment, nu există o limită impusă.
Dacă veți dori sa folosiți sistemul pentru o altă companie, va trebui să achiziționați o nouă licență la un discount care poate ajunge la 50%.
Read MoreEste costisitoare implementarea unui sistem ERP într-un IMM ?
apetitul antreprenorilor fața de astfel de platforme fiind în creștere evidentă. Este o decizie care se ia pentru o perioada îndelungată ( exploatarea unui program ERP poate ajunge și depăși 10 ani ) și e firesc ca cei ce doresc un astfel de program să pună în balanță atât avantajele cât și costurile unei asemenea investiții.
Vom trece în revistă costurile implementării unui sistem ERP apoi vom încerca să tragem o concluzie.
Costurile de licențiere ale sistemului ERP
Deși există companii care oferă zero costuri de licențiere, urmând sa taxeze doar serviciile adiționale, majoritatea furnizorilor de sisteme integrate își vând produsele acoperite de licențe. Dezvoltarea unui astfel de soft este o muncă care presupune înaltă calificare, necesitând experiență, creativitate, viziune . Or, toate acestea implică costuri cu programatori , arhitecți de software și baze de date și persoane care fac toate aceste rotițe sa se învârtă ( Dev-ops ). Vorbim despre cea mai bine plătită ramură din industria IT, așadar costul de dezvoltare al unui sistem integrat este masiv, furnizorii urmând să și-l recupereze din contravaloarea licențelor vândute.
Politica de licențiere diferă de la furnizor la furnizor. Formulele de calcul pot fi sofisticate și depind în bună măsură de numărul de utilizatori, de modulele pe care le accesează compania sau fiecare dintre acești utilizatori. Mai intră în calcul și numărul de companii care pot fi gestionate de către softul care urmează a fi achiziționat.
Pentru firmele cu dezvoltare rapidă poate fi un element important alegerea unui soft care nu condiționează accesul în funcție de un număr fix de licențe . Q5 ERP este un astfel de sistem, oferind licențiere cu număr nelimitat de utilizatori.
Costurile de implementare propriu-zisă
Un soft ERP este o investiție importantă pentru orice companie iar costurile serviciilor de implementare pot depăși cu ușurință costurile de licențiere. Mai mult decât atât, calitatea implementării face diferența între un sistem ERP funcțional și un proiect eșuat. Aici intervine atât profesionalismul echipei de implementatori cât și metoda impusă de furnizorul de soft. Hai să vedem ce presupun aceste costuri :
Costuri de consultanță
Un sistem integrat acoperă toate fluxurile de lucru ale companiei unde este făcută implementarea ERP . În acest scop, toate activitățile din departamente vor fi analizate iar sistemul va fi adaptat ( fie parametrizat, fie aducându-i-se noi componente personalizate) conform concluziilor analizei. Cu cât activitatea din firma este mai complexă, cu atât aceste costuri vor fi mai mari.
Costuri de instalare a sistemului
Un sistem ERP implică instalări software și hardware , foarte rar aceste lucruri pot fi făcute de persoane din cadrul companiei care achiziționează softul. Acesta este un motiv în favoarea alegerii unui sistem ERP web, în sistem SaaS ( Software as a Service ) , unde totul rulează pe serverul furnizorului. Această alegere vine și cu anumite dezavantaje. Platformele SaaS ( oricare din ele, incluzând cele ERP ) se bazează pe exploatarea funcționalităților care există la momentul respectiv, fiind puțin deschise la personalizări adaptate nevoii unui singur client. Instalarea unui sistem ERP poate varia în complexitate . ERP-urile web se accesează prin browsere ( Q5 ERP fiind unul dintre ele ) și au nevoie doar de componenta server sa fie instalată. Alte programe vor avea nevoie și de clienți instalați pe dispozitivele de acces ( laptop-uri, desktop-uri ) pentru a funcționa.
Costuri de școlarizare a utilizatorilor
Cu cât sistemele ERP sunt mai complexe, cu atât durata sesiunilor de instruire a personalului din firma beneficiară este mai mare și , implicit, mai costisitoare. Unele companii furnizoare de soluții ERP organizează cursuri de instruire la sediul lor, presupunând costuri de transport și participare. Seminariile online pot fi o soluție mai ieftina dar și ele vin cu un anumit cost. Alți furnizori oferă stagii de școlarizare la sediul clientului. Documentațiile sunt foarte importante pentru că adevăratul proces de învățare a lucrului în sistem va fi strâns legat de folosirea acestuia de zi cu zi.
Costuri cu importul de date
Incepând cu faza de testare a sistemului ERP, va fi nevoie de existența datelor de lucru. Și aici, în funcție de complexitatea platformei și a activităților din firmă, atât numărul de seturi de date, cât mai ales volumul, pot crește costurile semnificativ . Nomenclatoarele de furnizori, clienți, articole, liste de prețuri, rețetare, toate acestea reprezintă un minimum de date de import , care trebuie aranjate în formatul acceptat de sistem. La toate acestea se adaugă stocurile inițiale, balanțele, facturile în sold și alte date necesare momentului la care sistemul este lansat în lucru.
Costuri cu personalizarea documentelor
În funcție de soluția aleasă, compania care adopta un sistem ERP va avea nevoie de investiții în echipamente, atât pentru serverul pe care va rula software-ul, cât și pentru dispozitivele de pe care acesta va fi accesat. Un parc de echipamente învechit va diminua performanțele sistemului și acest lucru se va răsfrânge asupra productivității utilizatorilor. În cazul sistemelor ERP orientate web, firmele pot opta intre a găzdui aplicația pe servere proprii sau a închiria un hosting extern. Fiecare dintre aceste variante vine cu un cost. Un server propriu necesită o investiție inițială și un personal specializat pentru mentenanța acestuia. O soluție externă aduce un cost lunar suplimentar.
Costul mentenanței sistemului ERP
Achiziția unui program ERP nu se rezumă doar la investiția inițială . Astfel de platforme evoluează , aduc functionalități noi, fiind actualizate în permanență să răspundă la ultimele actualizări legislative. Veniturile obținute din mentenanță permit furnizorilor sa continue investiția atât în perfecționarea sistemului , cât și în dezvoltarea noilor generații de succesori ai sistemelor integrate. Ca să asigure o reciprocitate avantajoasă , furnizorii de softuri ERP oferă un pachet larg de beneficii în cadrul contractelor de mentenanță, acestea putând include asistență și suport inclus sau un discount generos la tariful orar pentru dezvoltări suplimentare. În replică , lipsa unui contract de mentenanță pune compania care cumpără soluția în postura de a plăti pentru orice actualizare legislativa care trebuie implementată sau pentru orice alt efort din partea furnizorului ERP.
Costul cu integrările externe
Din ce în ce mai mult , sistemele ERP nu mai rulează de sine stătător . Tot mai multe companii au platforme de comerț online ( la care vor să se conecteze să își preia comenzile sau să își afișeze stocurile ), au diverse formate de extrase de cont pe care vor sa le importe în sistem, etc. În viitor, aceste interacțiuni cu sisteme informatice externe se vor înmulți, fără îndoiala. Tendința spre digitalizare , inclusiv a agențiilor fiscale de stat , va crea necesitatea schimbului de date în format electronic. Un sistem integrat trebuie sa ofere această perspectivă.
și nu în ultimul rând …
… costul cu lipsa de productivitate și cel de motivare a personalului angajat în implementarea ERP
Probabil că acest cost este de cele mai multe ori ignorat, poate și pentru simplu fapt că este mai greu cuantificabil. Însă decidenții implementării unui sistem ERP în companie trebuie să țină cont de efortul suplimentar pe care îl fac angajații în perioada de implementare. Asimilarea de noi cunoștințe, testarea procedurilor, erorile inerente , vor aduce un stres în plus personalului care va lucra în sistem , în condițiile în care aceștia trebuie să își continue sarcinile zilnice de serviciu.
Așadar, cât de costisitoare este implementarea unei soluții ERP într-o întreprindere mică sau mijlocie ? Merită investiția ? Oferă softurile ERP destule avantaje încât să încline decisiv balanța în favoarea implementării lor ? Vom reveni cu un articol în blog-ul nostru pe aceasta temă.
Read More