Cât de mult iți permiți să pierzi din lipsă de organizare ?
Probabil ca destul , atunci când afacerea e “pe val” , când vânzările sunt bune și compania ta este profitabilă. Dar asta se poate schimba peste noapte, din motive subiective sau nu.
Pierderi financiare cauzate de lipsa de organizare
- Costuri directe:
- Companiile pot suferi pierderi financiare directe semnificative din cauza dezordinii în desfășurarea operațiunilor . De exemplu, managementul neperformant poate costa o companie până la 7% din venitul anual total din cauza productivității scăzute și a inadaptării costurilor cu angajații.
- În sectorul comerțului cu amănuntul, dezorganizarea duce la pierderi anuale estimate de 50 de miliarde de dolari din cauza subestimării stocurilor și la 471,9 miliarde de dolari din cauza costurilor stocurilor excedentare.
Ineficiență operațională:
- Spațiile dezorganizate pot duce la ineficiențe care afectează afacerile în termeni de timp și resurse. Un studiu a indicat că întreprinderile americane din pot pierde peste 89 de miliarde de dolari anual din cauza angajaților care petrec timpul căutând mărfuri plasate necorespunzător.
- În plus, s-a estimat că întreruperile și supraîncărcarea de informații costă economia SUA aproximativ 997 de miliarde de dolari pe an în pierderi de productivitate .
Probleme de Cash Flow :
- Dezorganizarea financiară poate cauza probleme cash flow, ceea ce face dificilă îndeplinirea obligațiilor de către întreprinderi. Această situație are ca rezultat adesea întârzierea plăților și oportunități ratate, ceea ce poate amplifica și mai mult instabilitatea financiară.
Impactul asupra oportunităților de dezvoltare:
- Companiile cu probleme în organizarea internă pot rata oportunități critice de creștere din cauza lipsei de vizibilitate asupra situației lor financiare. Acest lucru i-ar putea împiedica să valorifice noile tendințe sau inovații ale pieței, afectând în cele din urmă profitabilitatea pe termen lung.
Comportamentul angajaților
- Dezorganizarea poate duce la epuizare și induce o stare de nemulțumire a angajaților, ducând la rate mai mari de rotație. Costurile asociate cu fluctuația angajaților pot fi semnificative, estimările sugerând că înlocuirea unui angajat poate costa oriunde între 30% și 400% din salariu, în funcție de poziție acestuia .
Afectarea reputației companiei:
- Livrările întârziate, erorile de facturare și comenzile încurcate nu numai că duc la pierderi financiare imediate, ci și daunează relațiilor cu clienții și reputației firmei , ceea ce poate duce la o pierdere a credibilității.
În concluzie:
Deși cuantificarea unei cifre exacte a pierderii pe care o companie poate iși poate permite să o piardă din cauza dezorganizării variază foarte mult în funcție de industrie și de circumstanțe specifice, dovezile sugerează că costurile sunt substanțiale și cu mai multe fațete, unele ascunse . Companiile ar trebui să acorde prioritate strategiilor organizaționale pentru a atenua aceste riscuri și pentru a spori eficiența și profitabilitatea generală.
In aceste condiții, implementarea unui sistem integrat ERP devine o necesitate.
Read MoreO zi într-un departament de service
4 noiembrie 2021 . Dana se uită nervoasă la ceas. Era vineri, 11 noaptea și încă nu terminase de înregistrat toate fișele de lucru aduse de colegii ei, tehnicienii de teren. Mâine va trebui sa vină din nou la birou și să-și termine treaba, era final de lună și salariile băieților erau calculate în funcție de orele de manoperă care apăreau pe fișe.
Cu ochii mijiți, Dana se uită pe o fișă de lucru uitată probabil printr-un torpedou până i-a fost adusă. Ce materiale a consumat Radu, se întreabă, căutând să descifreze scrisul . Trebuia să trimită musai către gestionar lista de piese folosite de colegii ei la instalări. Simțea că o lasă nervii , l-ar fi sunat pe Radu să îl întrebe ce a vrut să scrie dar era prea târziu. Omul sigur dormea, a lucrat de noapte.
Colac peste pupăză, își amintește că trebuie ca departamentul să trimită către contabilitate două rapoarte de intervenție care nu au fost aduse în termen , până la finalul lunii trecute. Pe unde or fi hârtiile? Știa că erau în tava de documente de pe birou, le-o fi luat cineva? “E și mâine o zi, iși zice în gând, își ia pardesiul și pleacă spre casă”. Pe drum, recapitulează în gând ce are de făcut a doua zi. “Excelul cu orele lucrate, lista cu piesele, să caut fișele de lucru rătăcite . Ah, și m-a mai rugat Robert să văd dacă clientul X a plătit facturile emise luna trecută.”
4 noiembrie 2023 . Dana stă relaxată în scaun și zâmbește . Azi e vineri și diseară merge cu soțul și copiii la teatru. Își aduce aminte că acum un an pe vremea asta era stresată si îngropată în hârtii. Acum totul s-a schimbat, de când firma a implementat noul sistem ERP . Colegii ei iși completază fișele de lucru – acum rapoartele de intervenție – pe telefoane sau pe tabletă. Ba mai mult, rapoartele sunt verificate de către un validator inainte să ajunga la ea. Toate materialele au coduri, toată manopera este și ea codificată într-un nomenclator de activități.
De când colegii ei, tehnicienii, iși fac singuri rapoartele în format electronic, ea nu mai trebuie sa trimită informația în diverse fișiere. Totul e într-un singur loc, în acel sistem integrat.
Dana știe că mai are de facturat 5 rapoarte de intervenție , verifică în sistem dacă toate conțin piese și dacă acele materiale au fost scoase din gestiune. Da, au fost scoase. Dana deschide modulul de facturare, alege rapoartele de intervenție și emite factura către client. Apoi o trimite in SPV cu un singur click.
E ora 5 și Dana se ridică de pe scaun, grăbită să nu întârzie la teatru. Exact atunci sună telefonul și Bogdan, seful ei , o întreabă “Dana, cate kilograme de freon mai avem în gestiunea din Buzău?” . Dana îi spune “Bogdan, ți-aș spune dar chiar sunt în grabă, intră și tu în sistem și verifică, știu că ai cont 
“.
Și iese pe usă , gândindu-se ce ar fi însemnat această replică acum un an, când firma nu avea un software ERP care să organizeze șnur toate operațiunile și să ofere informatii tuturor celor care au nevoie de ele.
Read MoreDe ce întreprinderile mici au nevoie de un sistem ERP
Un sistem Enterprise Resource Planning (ERP) este esențial pentru gestionarea fiecărui aspect al unei afaceri, de la producție și planificare până la achiziții, vânzări, distribuție, contabilitate .
Software-ul ERP este de un avantaj pentru companiile de toate dimensiunile, inclusiv pentru întreprinderile mici, deoarece oferă o imagine cuprinzătoare a operațiunilor desfasurate. Prin îmbunătățirea comunicării între departamente și prin integrarea informațiilor de logistice si financiare într-o singură platformă, software-ul ERP permite întreprinderilor mici să simplifice operațiunile, să optimizeze procesele și să ia decizii mai informate pentru a-și impulsiona afacerile.
Beneficiile sistemelor ERP pentru întreprinderile mici:
- Comunicare îmbunătățită: conectați toate departamentele, facilitând partajarea ușoară a datelor și eficientizarea proceselor în organizația dvs.
- Eficiență sporită: automatizați procesele, eliminați sarcinile redundante și îmbunătățiți eficiența afacerii pentru a crește productivitatea fără angajări suplimentare sau operațiuni extinse.
- Business Intelligence : date precise în timp real, raportare și instrumente de BI urmăresc progresul, productivitatea și performanța, oferind informații valoroase pentru un proces decizional optim.
- Procese operaționale optimizate: eficientizați sarcinile și procesele pentru a permite lucrul mai rapid, și mai consecvent, permițând angajaților să-și urmareasca sarcinile mai rapid și mai precis.
- Economii de costuri: prin automatizarea proceselor și îmbunătățirea eficienței, un sistem ERP ajută la scăderea costurilor operaționale și administrative, contribuind la economii de costuri generale.
În cele din urmă, sistemele ERP susțin creșterea afacerii dumneavoastră.
Read More